Wie Harbinson Mulholland Circit nutzt, um die Qualität der Wirtschaftsprüfung zu gewährleisten

Vor Circit

Der Prozess vor Circit war fast 20 Jahre lang unverändert geblieben. Wie die meisten Wirtschaftsprüfer schrieb Harbinson Mulholland Briefe an die Banken, um Bestätigungen von Konten und Salden einzuholen. Die Briefe wurden von einem Junior-Mitarbeiter vorbereitet, einem Partner zur Unterschrift vorgelegt und per Post an die Bank geschickt. Danach war unklar, ob der Brief die richtige Person erreicht hatte, bis er zurückkam. Dies schuf ein Element der Unsicherheit und mangelnden Transparenz in einer wesentlichen Phase der Beweismittelsammlung für jeden Auftrag.

James: „Wenn wir eine Antwort auf den Brief erhalten hatten, begann eine Suchaktion: „Liegt dieser Brief auf Ihrem Schreibtisch? Liegt er auf meinem Schreibtisch? Liegt er auf dem Schreibtisch des Partners?“ In dieser Phase mussten oft auch erfahrenere Mitarbeiter hinzugezogen werden, was keine gute Nutzung ihrer Zeit war.“

„Wir ließen Auszubildende bei den Banken anrufen und sich durch scheinbar endlose Telefonzentralen kämpfen, um herauszufinden, wo unsere Anfragen sind. Im besten Fall hieß es dann: „Das habe ich Ihnen gerade geschickt, es ist morgen bei Ihnen.“ Viel häufiger aber sagten die Banken: „Ich dachte, wir hätten Ihnen das geschickt, sollen wir es noch einmal schicken?“ Oder „Wir haben es nie erhalten.“ Zurück zum Anfang des Prozesses! Hoffentlich erreicht es diesmal die richtige Person.“

Die Wahl von Circit

James' Team begann, nach einer Lösung für diese Herausforderungen zu suchen. Sie wurden von den Partnern bei Harbinson Mulholland unterstützt, die ihr Team ermutigten, eine bessere Lösung zu finden.

James: „Die Partner konzentrieren sich auf Technologielösungen, aber es müssen Lösungen sein, die für unsere Kunden und unsere Kundenbetreuungsphilosophie funktionieren. Wir sind nicht die Art von Unternehmen, die sagt: „Sie müssen diese Technologielösungen nutzen, Sie müssen XYZ verwenden“, es sei denn, es gibt einen sehr überzeugenden Grund für unsere Kunden, dass diese Lösung ihr Leben einfacher macht.“

Als es darum ging, eine Lösung für diese Herausforderungen zu finden, wandte sich Harbinson Mulholland Circit zuund sie waren angetan von dem, was sie sahen. Es war preislich angemessen – besser als die Konkurrenz. Dem Team von Harbinson Mulholland gefiel auch die Benutzeroberfläche, die einen klaren Überblick über verschiedene Anfragen und deren Bearbeitungsstadien bietet.

Implementierung

Die Implementierung von Circit verlief reibungslos: den Wert der Prozessänderung dem Team zu vermitteln und die Mitarbeiter zur Übernahme von Verantwortung zu motivieren wurde durch die Benutzeroberfläche von Circit erleichtert.

James: „In Bezug auf die Benutzeroberfläche und die Übersicht – die Status auf Grün zu setzen und als erledigt zu markieren, sodass alles abgeschlossen ist, anstatt einer endlosen Liste – das Feedback, das dies liefert, war nützlich, um das gewünschte Verhalten zu erzielen.“

„Sobald wir den Prozess verstanden hatten, ging es um die Verstärkung. Die Zeitersparnis, die sich daraus ergibt, dass wir keine Briefe mehr erstellen und nachverfolgen und Dokumente auf die verschiedenen Bankportale hochladen müssen, all das waren enorme Vorteile der Implementierung für uns.“

Interne Akzeptanz

Bald wurde deutlich, wie das Team von Harbinson Mulholland von der Nutzung von Circit profitierte.
James: „Am einfachsten lässt sich das beurteilen, wenn ich sehe, wie es jetzt ist, wenn ein neuer Trainee anfängt. Ich erzähle ihnen, wie wir Circit nutzen, und berichte von den Horrorgeschichten, wie wir, und jede Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, bis vor Kurzem Bankbestätigungen erhalten haben. Man sieht den neuen Absolventen denken: ‚Das ist ja völlig verrückt!‘“

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Der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung von Circit lag darin, jüngere Mitarbeiter im Büro zu befähigen, die ersten Schritte zu erledigen. Wenn dann erfahrenere Mitarbeiter damit begannen, war die Bankbestätigung bereits vorhanden und im digitalen Ordner abgelegt. Im Audit gibt es wichtigere Dinge, um die man sich kümmern muss – Dinge, die Analyse erfordern, um Muster zu erkennen und Fragen zu stellen. Wenn man einen halben oder ganzen Tag der geplanten Prüfungszeit verschwendet, ist das nicht produktiv und kein guter Service für den Kunden.

Verifizierte Transaktionen

Der Zugriff auf Kontoauszüge ist für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in der Regel eine Herausforderung. Ohne unabhängigen Zugang müssen Unternehmen auf Post oder E-Mail zurückgreifen, was zeitaufwendig sein kann. Die resultierenden Kontoauszüge kommen oft in verschiedenen Formaten an, sodass zusätzliche Zeit in die Standardisierung der Daten investiert werden muss. Bei Harbinson Mulholland war die Erfahrung mit Verified Transactions etwas anders.

Viele unserer Kunden sind bereit, selbst umfangreiche Informationen zu teilen, wie Berichte, Excel-Dateien… Wir nutzen verifizierte Transaktionen und Echtzeit-Bestätigungen als Backup und Unterstützung für den Audit-Bestätigungsprozess. Wir nutzen es auch, um Kunden mit einem Revolut-, Starling- oder Monzo-Konto zu betreuen und ihnen aktive Sicherheit zu geben. Mit anderen Worten, wir nutzen es als Backup und Unterstützung des Bestätigungsprozesses.
In unserem Arbeitsbereich, KMU- und Wohltätigkeitsprüfungen, haben wir es normalerweise mit einem relativ kleinen Team zu tun, das Zugang zum Bankwesen hat. Das macht es viel einfacher als in einem Szenario, in dem man eine größere Institution hat. In diesem Fall kann ich mir sehr gut vorstellen, wie man verifizierte Transaktionen nutzen würde, um diesen Prozess zu bewerkstelligen.

James ist kürzlich in das Forensik-Team gewechselt und sieht einige Anwendungsfälle für verifizierte Transaktionen, insbesondere für diesen Bereich.
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„Aus unserer forensischen Arbeit wissen wir sehr genau, dass ein Kontoauszug manipuliert werden kann! In der Forensik schätzen wir die Sicherheit, Banktransaktionen einsehen zu können; wenn man sich auf Dokumente verlässt, die von Streitparteien vorgelegt werden, kann es immer Zweifel geben, ob man das vollständige Bild erhält.

Im Betrugsteam verbringen wir viel Zeit damit, auf unsere Arbeit aufmerksam zu machen: Wir arbeiten mit lokalen Anwälten zusammen, bieten Schulungen an und zeigen ihnen Prozesse und Tools. Eine verlässliche Quelle für Kontoauszüge könnte sowohl auf rechtlicher als auch auf forensischer Rechnungslegungsbasis sehr nützlich sein.“

Circit Support

Das Circit-Supportteam ist auch für Harbinson Mulholland eine große Bereicherung. Sie nutzten die Circit-Videos und -Anleitungen um Kunden an Bord zu holen.

Wir würden sagen: ‚Sie haben gerade eine E-Mail von Circit erhalten. Wir nutzen deren Plattform für Bestätigungen, und das ist ein wichtiger Teil des Prozesses. Hier ist ein Video, das zeigt, was als Nächstes zu erwarten ist.‘ Wir wissen es sehr zu schätzen, dass Circit diesen Teil so einfach gemacht hat. Der andere Faktor, der uns geholfen hat – wenn man jemandem vom Supportteam bei Circit eine E-Mail schickt, antwortet tatsächlich jemand! Und sie antworten mit etwas Greifbarem und Nützlichem. Wir finden das Supportteam wirklich reaktionsschnell. Sie haben uns geholfen, Hindernisse und Herausforderungen mit Institutionen zu überwinden. Schnellen und nützlichen Support zu erhalten, wird sehr geschätzt.

Die Zukunft

Was kommt als Nächstes für Harbinson Mulholland und ihre weitere Nutzung von Circit?

„Wir freuen uns auf die Online-Verfügbarkeit von AR/AP (Debitoren/Kreditoren). Uns ist klar, dass es eine Herausforderung sein wird, jeden Lieferanten zur Genehmigung zu bewegen, aber es ist eine noch größere Herausforderung, Briefe oder E-Mails zu versenden und nachzuverfolgen, wer geantwortet hat und wer nicht. Circits automatische Erinnerungen sind großartig, ich kann mit einem Klick eine Erinnerung senden. Das wäre transformativ für die Art und Weise, wie wir Bestätigungen von den Debitoren unserer Kunden und für die ausstehenden Salden erhalten.“

Bei Circit freuen wir uns, mit zukunftsorientierten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zusammenzuarbeiten, um Prozesse zu verbessern, das Kundenerlebnis zu steigern und die direkte Datenerfassung aus der Quelle zu optimieren.