Comment Harbinson Mulholland utilise Circit pour garantir la qualité de l'assurance audit

Avant Circit

Le processus avant Circit était resté inchangé pendant près de 20 ans. Comme la plupart des auditeurs, Harbinson Mulholland écrivait des lettres aux banques pour demander la confirmation des comptes et des soldes. Les lettres étaient préparées par un membre junior du personnel, soumises à un associé pour signature et envoyées à la banque par courrier. Après cela, il était difficile de savoir si elle était parvenue à la bonne personne avant que la lettre ne soit retournée. Cela créait un élément d'incertitude et un manque de transparence dans une étape essentielle de la collecte de preuves pour chaque mission.

James : « Si nous avions reçu une réponse à la lettre, il y avait une recherche : « Cette lettre est-elle sur votre bureau ? Est-elle sur mon bureau ? Est-elle sur le bureau de l'associé ? » À ce stade, le personnel plus expérimenté devait souvent être impliqué également, ce qui n'était pas une bonne utilisation de leur temps. »

« Nous faisions faire des appels téléphoniques à nos stagiaires et naviguer dans les standards téléphoniques apparemment interminables des banques pour savoir où en étaient nos demandes. Le meilleur des cas à ce moment-là serait : « Je viens de vous l'envoyer et vous l'aurez demain. » Mais bien plus souvent, les banques répondaient : « Je croyais que nous vous l'avions envoyé, devons-nous le renvoyer ? » Ou « Nous ne l'avons jamais reçu ». Retour au début du processus ! Espérons qu'il parvienne à la bonne personne cette fois-ci. »

Le choix de Circit

L'équipe de James a commencé à chercher une solution à ces défis. Ils ont été soutenus par les associés de Harbinson Mulholland, qui ont donné à leur équipe les moyens de trouver une meilleure solution.

James : « Les associés sont axés sur les solutions technologiques, mais il doit s'agir de solutions qui fonctionnent pour nos clients et qui s'inscrivent dans notre philosophie de service client. Nous ne sommes pas le genre de cabinet à dire : « Vous devez adopter ces solutions technologiques, vous devez utiliser XYZ », à moins qu'il n'y ait un argument très convaincant pour nos clients que cette solution leur facilitera la vie. »

Quand il a fallu trouver une solution à ces défis, l'attention de Harbinson Mulholland s'est portée sur Circit.t et ils ont aimé ce qu'ils ont vu. Le prix était raisonnable – meilleur que celui des concurrents. L'équipe de Harbinson Mulholland a également apprécié l'interface, qui offre une vue d'ensemble claire des différentes demandes et des étapes du processus.

Mise en œuvre

La mise en œuvre de Circit s'est déroulée sans accroc : faire comprendre à l'équipe l'intérêt de changer le processus et amener les gens à s'approprier la solution a été facilité par l'interface de Circit.

James : « En ce qui concerne l'interface et la supervision – voir les statuts passer au vert et les déplacer vers « terminé », tout est fait, plutôt qu'une liste interminable – le retour d'information que cela procure a été utile pour obtenir le comportement souhaité. »

« Une fois que nous avons compris le processus, il s'agissait de le renforcer. Le temps qui peut être économisé en ne produisant plus et en ne relançant plus les courriers, et en ne téléchargeant plus les documents sur les différents portails utilisés par les banques, tout cela a représenté d'énormes avantages de cette mise en œuvre pour nous. »

Adhésion interne

Bientôt, il est devenu évident comment l'équipe de Harbinson Mulholland tirait parti de l'utilisation de Circit.
James : « La façon la plus simple de juger cela est de voir ce que c'est maintenant quand un nouveau stagiaire arrive. Je leur explique comment nous utilisons Circit et je leur raconte les histoires d'horreur sur la façon dont nous, et chaque cabinet d'audit, obtenions les confirmations bancaires jusqu'à un passé récent. On voit le jeune diplômé penser : « C'est complètement fou ! »

‍

La clé pour une implémentation réussie de Circit a été de donner aux membres juniors du personnel du bureau les moyens d'accomplir les premières étapes et au moment où les membres plus seniors commençaient à travailler dessus, la confirmation bancaire était déjà là, présente dans le dossier numérique. Il y a des choses plus importantes à gérer en audit, des choses qui nécessitent une analyse, de repérer des schémas et de poser des questions. Si vous perdez une demi-journée ou une journée de votre temps d'audit prévu, ce n'est pas productif et ce n'est pas un aussi bon service pour le client.

Transactions vérifiées

L'accès aux relevés bancaires est généralement un défi pour les cabinets d'audit. En l'absence d'accès indépendant, les cabinets doivent recourir au courrier postal ou électronique, ce qui peut prendre du temps. Les relevés bancaires qui en résultent ont tendance à arriver dans des formats différents, il faut donc investir du temps supplémentaire pour standardiser les données. Chez Harbinson Mulholland, l'expérience avec les Transactions vérifiées a été un peu différente.

Beaucoup de nos clients sont prêts à partager eux-mêmes de manière assez extensive, comme des rapports, des fichiers Excel… Nous utilisons les Transactions vérifiées et les confirmations en temps réel comme sauvegarde et support du processus de confirmation d'audit. Nous l'utilisons également pour gérer et obtenir une assurance active pour les clients ayant un compte Revolut, Starling ou Monzo. En d'autres termes, nous l'utilisons comme sauvegarde et support du processus de confirmations.
Dans le domaine où nous travaillons, les audits de PME et d'organisations caritatives, nous traitons normalement avec une équipe relativement petite qui a accès aux services bancaires. Cela rend les choses beaucoup plus simples que dans un scénario où vous auriez une institution plus grande. Dans ce cas, je vois très bien comment vous utiliseriez les Transactions vérifiées pour obtenir ce processus.

James a récemment rejoint l'équipe Forensics et voit des cas d'utilisation pour les Transactions vérifiées spécifiquement pour ce cas d'usage.
‍
« Grâce à notre travail d'expertise judiciaire, nous savons pertinemment qu'un relevé bancaire peut être modifié ! En expertise judiciaire, nous apprécions la certitude qu'offre la consultation des transactions bancaires ; lorsque l'on se fie à des documents fournis par des parties en litige, il peut y avoir des doutes quant à l'exhaustivité des informations.

Au sein de l'équipe Fraude, nous consacrons beaucoup de temps à sensibiliser les gens à notre travail : en collaborant avec des avocats locaux, en leur offrant des formations et en leur présentant des processus et des outils. Disposer d'une source fiable pour les relevés bancaires pourrait être très utile, tant sur le plan juridique que pour l'expertise comptable judiciaire. »

Support Circit

L'équipe de support de Circit est également un atout majeur pour Harbinson Mulholland. Ils se sont retrouvés à utiliser les vidéos et les guides de Circit pour intégrer les clients.

Nous disions : « Vous venez de recevoir un e-mail de Circit. Nous utilisons leur plateforme pour les confirmations, et c'est une partie importante du processus. Voici une vidéo qui vous montre à quoi vous attendre ensuite. » Nous apprécions vraiment que Circit ait rendu cette partie si facile. L'autre facteur qui nous a aidés : si vous envoyez un e-mail à quelqu'un de l'équipe de support de Circit, quelqu'un vous répond réellement ! Et ils reviennent avec quelque chose de concret et d'utile. Nous trouvons l'équipe de support très réactive. Ils nous ont aidés à surmonter les obstacles et les défis avec les institutions. Recevoir un support rapide et utile est vraiment apprécié.

L'avenir

Alors, quel est l'avenir pour Harbinson Mulholland et leur utilisation continue de Circit ?

« Nous sommes enthousiastes à l'idée que la gestion des comptes clients/fournisseurs (AR/AP) soit bientôt disponible en ligne. Nous réalisons qu'il y aura des défis pour obtenir l'approbation de chaque fournisseur, mais l'envoi de courriers ou d'e-mails et le suivi des réponses représentent un défi considérable. Les rappels automatiques de Circit sont excellents, je peux cliquer sur un seul bouton pour envoyer un rappel. Cela transformerait la manière dont nous obtenons les confirmations de nos débiteurs clients et les soldes en suspens. »

Chez Circit, nous sommes ravis de collaborer avec des cabinets comptables avant-gardistes pour améliorer les processus, optimiser l'expérience client et rationaliser la collecte directe à la source.