Hoe Harbinson Mulholland Circit benut om de kwaliteit van auditassurance te waarborgen

Vóór Circit

Het proces vóór Circit was bijna 20 jaar ongewijzigd gebleven. Zoals de meeste auditors stuurde Harbinson Mulholland brieven naar de banken om bevestiging van rekeningen en saldi te vragen. De brieven werden opgesteld door een junior medewerker, ter ondertekening voorgelegd aan een partner en per post naar de bank gestuurd. Daarna was het onduidelijk of de brief de juiste persoon had bereikt, totdat deze werd teruggestuurd. Dit zorgde voor een element van onzekerheid en gebrek aan transparantie in een essentiële fase van bewijsverzameling voor elke opdracht.

James: “Als we een antwoord op de brief kregen, was het zoeken geblazen: “Ligt die brief op jouw bureau? Ligt hij op mijn bureau? Ligt hij op het bureau van de partner?” In dat stadium moesten vaak ook meer senior medewerkers betrokken worden, wat geen efficiënt gebruik van hun tijd was.”

“We lieten Trainees bellen en navigeren door schijnbaar eindeloze telefooncentrales bij de banken om erachter te komen waar onze verzoeken waren. Het beste scenario op dat moment zou zijn: ‘Ik heb het je net gestuurd en je ontvangt het morgen.’ Maar veel vaker adviseerden banken: ‘Ik dacht dat we je dat hadden gestuurd, zullen we het opnieuw sturen?’ Of ‘We hebben het nooit ontvangen’. Terug naar het begin van het proces! Hopelijk komt het deze keer wel bij de juiste persoon terecht.”

Circit kiezen

Het team van James begon te zoeken naar een oplossing voor deze uitdagingen. Ze werden ondersteund door de partners van Harbinson Mulholland, die hun team de bevoegdheid gaven om met een betere oplossing te komen.

James: “De partners richten zich op technologische oplossingen, maar het moeten wel oplossingen zijn die werken voor onze klanten en onze klantgerichte filosofie. Wij zijn niet het type kantoor dat zegt: ‘U moet overstappen op deze technologische oplossingen, u moet XYZ gebruiken’, tenzij er een zeer overtuigende reden is voor onze klanten dat deze oplossing hun leven gemakkelijker zal maken.”

Toen het tijd werd om een oplossing voor deze uitdagingen te vinden, verschoof de aandacht van Harbinson Mulholland naar Circien ze vonden wat ze zagen. Het was redelijk geprijsd – beter dan de concurrentie. Het team van Harbinson Mulholland was ook te spreken over de interface, die een duidelijk overzicht biedt van de verschillende aanvragen en de stadia waarin het proces zich bevindt.

Implementatie

De implementatie van Circit verliep vlot: het team het nut laten inzien van het wijzigen van het proces en mensen eigenaarschap laten nemen werd vergemakkelijkt door de interface van Circit.

James: “Wat de interface en het overzicht betreft – de statussen groen laten worden en naar 'voltooid' verplaatsen, het is allemaal gedaan, in plaats van een eindeloze lijst – de feedback die dat geeft, was nuttig om het gewenste gedrag te krijgen.”

“Zodra we het proces doorhadden, ging het om bekrachtiging. De hoeveelheid tijd die kan worden bespaard door geen brieven te produceren en na te jagen en documenten te uploaden naar de verschillende portals die banken gebruiken, dat waren allemaal enorme voordelen van de implementatie voor ons.''

Intern draagvlak

Al snel werd duidelijk hoe het team van Harbinson Mulholland profiteerde van het gebruik van Circit.
James: “De eenvoudigste manier om dat te beoordelen, is te kijken hoe het nu is wanneer ik een nieuwe stagiair krijg. Ik vertel ze hoe we Circit gebruiken en vertel ze de horrorverhalen over hoe wij, en elk accountantskantoor, tot voor kort bankbevestigingen kregen. Je ziet de nieuwe afgestudeerde denken: ‘Dat is toch volkomen gek!.''

‍

De sleutel tot een succesvolle implementatie van Circit was het in staat stellen van junior medewerkers op kantoor om de eerste stappen te voltooien, zodat tegen de tijd dat meer senior medewerkers ermee aan de slag gingen, de bankbevestiging al klaar zou liggen in het digitale dossier. Er zijn belangrijkere zaken om je zorgen over te maken bij een audit, zaken die analyse vereisen en waarbij je patronen moet herkennen en vragen moet stellen. Als je een halve dag of een hele dag van je geplande audittijd verspilt, is dat niet productief en levert het geen goede service op voor de klant.

Geverifieerde Transacties

Toegang krijgen tot bankafschriften is meestal een uitdaging voor accountantskantoren. Bij gebrek aan onafhankelijke toegang moeten kantoren hun toevlucht nemen tot post of e-mail, wat tijdrovend kan zijn. De resulterende bankafschriften komen vaak in verschillende formaten aan, dus er moet extra tijd worden geïnvesteerd in het standaardiseren van de gegevens. Bij Harbinson Mulholland was de ervaring met Geverifieerde Transacties iets anders.

Veel van onze klanten zijn bereid om zelf vrij uitgebreid informatie te delen, zoals rapporten, Excel-bestanden… Wij gebruiken Geverifieerde Transacties en realtime bevestigingen als back-up en ondersteuning voor het auditbevestigingsproces. We gebruiken het ook om klanten met een Revolut-, Starling- of Monzo-rekening te helpen en actieve geruststelling te bieden. Met andere woorden, we gebruiken het als back-up en ondersteuning van het bevestigingsproces.
In het werkveld waarin wij actief zijn, MKB- en liefdadigheidsaudits, hebben we doorgaans te maken met een relatief klein team dat toegang heeft tot de bankzaken. Dat maakt het een stuk eenvoudiger dan een scenario waarin je een grotere instelling hebt. In dat geval zie ik heel goed hoe je Geverifieerde Transacties zou gebruiken om dat proces te realiseren.

James is onlangs overgestapt naar het Forensics-team en ziet specifieke toepassingsmogelijkheden voor Geverifieerde Transacties voor dat specifieke geval.
‍
“Uit ons forensisch onderzoek weten we heel goed dat een bankafschrift kan worden gewijzigd! In de forensische wetenschap vinden we de zekerheid van het kunnen inzien van banktransacties aantrekkelijk; wanneer je vertrouwt op documenten die door partijen in een geschil worden aangeleverd, kunnen er vraagtekens worden geplaatst bij de volledigheid van het beeld.

Binnen het fraudeteam besteden we veel tijd aan het vergroten van de bekendheid met ons werk: door samen te werken met lokale advocaten, trainingen te geven en hen processen en tools te laten zien. Een betrouwbare bron voor bankafschriften zou zeer nuttig kunnen zijn, zowel op juridisch vlak als voor forensische accountancy.”

Circit Support

Het Circit Supportteam is ook een grote aanwinst voor Harbinson Mulholland. Ze merkten dat ze de video's en handleidingen van Circit gebruikten om klanten aan boord te krijgen.

We zeiden dan: 'U heeft zojuist een e-mail van Circit ontvangen. We gebruiken hun platform voor bevestigingen en het is een belangrijk onderdeel van het proces. Hier is een video die laat zien wat u kunt verwachten'. We waarderen het enorm dat Circit dat deel zo eenvoudig heeft gemaakt. De andere factor die ons heeft geholpen: als je iemand van het supportteam van Circit een e-mail stuurt, krijg je ook echt antwoord! En ze komen terug met iets tastbaars en nuttigs. We vinden het supportteam erg responsief. Ze hebben ons geholpen om knelpunten en uitdagingen met instellingen te overwinnen. Snelle en nuttige ondersteuning wordt zeer gewaardeerd.

De Toekomst

Dus, wat is de volgende stap voor Harbinson Mulholland en hun voortdurende gebruik van Circit?

“We zijn enthousiast over de AR/AP die online komt. We realiseren ons dat het een uitdaging zal zijn om elke leverancier goedkeuring te laten geven, maar het is een enorme uitdaging om brieven of e-mails te versturen en bij te houden wie wel en wie niet heeft gereageerd. De automatische herinneringen van Circit zijn geweldig, ik kan met één klik een herinnering versturen. Dat zou een enorme verandering teweegbrengen in hoe we bevestigingen krijgen van de debiteuren van onze klanten en de openstaande saldi.”

Bij Circit werken we graag samen met vooruitstrevende accountantskantoren om processen te verbeteren, de klantervaring te verhogen en de directe gegevensverzameling vanuit de bron te stroomlijnen.