¿Cómo abordan las principales firmas de auditoría la recopilación de datos bancarios?
En una conversación con BDO y Grant Thornton UK, exploramos cómo solían recopilar datos bancarios en el pasado, los desafíos que esto implicaba, cómo lo hacen ahora y qué creen que deparará el futuro. Al implementar tecnología, ambas lograron mejoras significativas que exploraremos con más detalle en este artículo.
Nuestros invitados:
Bethany Duffy
Como Asociada de Auditoría Digital en Grant Thornton, Bethany se encuentra en una posición única para comentar sus experiencias en la recopilación, gestión y trabajo con datos en su rol diario en una firma de auditoría líder.
Greg Homer
Director en BDO, trabajando en Aseguramiento de Riesgos Tecnológicos y Análisis de Datos. Greg cuenta con más de 14 años de experiencia en Auditoría Financiera Digital, abarcando asuntos de riesgo tecnológico y de datos, incluyendo análisis de riesgos y finanzas, estrategia de datos y gobernanza de datos.
El statu quo: el suministro de datos bancarios a cargo del cliente
A menudo, clientes y otros participantes en nuestras conversaciones nos comentan que los extractos bancarios todavía se recopilan en gran medida en papel, una situación que puede ser frustrante tanto para los auditores como para sus clientes. Recibir esta información vital por este canal requiere mucha verificación, seguimiento, estandarización y procesamiento antes de que estos datos sean una parte utilizable de un flujo de trabajo digital.
Greg detalla: “Normalmente, nuestros equipos financieros obtenían los datos de cualquier forma posible. Así, en algunos casos eran PDFs, en otros extractos en papel, descargas CSV o documentos de Excel: Esto significaba que teníamos mucha inconsistencia en los enfoques de los diferentes equipos de auditoría, dificultando la implementación de una metodología de manera consistente y asegurarnos de que nuestros equipos tuvieran la población completa y precisa.”
Y Bethany explica cómo funcionaba antes en GT: “Anteriormente, nos desplazábamos a las instalaciones del cliente, o cuando llegó la COVID, era compartir pantalla: teníamos que sentarnos y revisar todos estos informes mensuales durante 12 meses. Esto no solo nos consume tiempo a nosotros, sino también a los clientes.
Además, los datos que obtenemos al estar en las instalaciones o durante el uso compartido de pantalla no son realmente tan útiles: no podemos filtrar, no podemos ordenar. El otro gran problema es que los archivos CSV y Excel pueden editarse. Para abordar esos puntos principales, existe una gran oportunidad con la Banca Abierta (Open Banking) y otras tecnologías.”
Lo que Greg y Bethany mencionaron se refleja en los resultados de la encuesta que realizamos en el seminario web, en la que hicimos la pregunta: ¿Cuál es la forma más común en que recibe los extractos bancarios hoy en día?
El 64% de los encuestados indicó que recibe estos datos en papel o en formato PDF. Estos datos no son utilizables en la forma en que se reciben, lo que significa que hay que hacer un esfuerzo adicional para transformarlos en algo utilizable y tangible en un archivo de auditoría.
Esto significa dedicar tiempo a la recopilación e ingesta de datos, tiempo que podría y muy probablemente debería dedicarse a las pruebas.
El presente: aprovechando la tecnología para la obtención independiente de datos
¿Cómo podemos pasar de los desafíos del statu quo hacia un modelo que aproveche las herramientas disponibles y allane el camino para una mayor innovación?
La recopilación de datos bancarios directamente de la fuente es una realidad actual: datos estandarizados, directamente de la fuente, de un único proveedor. El componente final de esto es poder construir sobre esa base para desbloquear más opciones y posibilidades.
La Banca Abierta (Open Banking) es la piedra angular para obtener datos transaccionales de forma fluida y directamente de la fuente. Entonces, ¿cómo se está aprovechando esto en GT y BDO?
Bethany explica: “La estandarización es una pieza clave para nosotros, no solo por los datos estandarizados, sino también por el hecho de que podemos obtener un proceso estandarizado. Para esto, utilizamos el panel de control de Circit, pero también APIs que luego integramos en nuestros procesos, lo que nos asegura tener un enfoque consistente y estándar que todos los equipos de auditoría pueden usar. En última instancia, nos da una mayor seguridad sobre ese saldo de efectivo, porque lo que obtenemos es directamente de la fuente y no hay posibilidad de manipulación de esa cuenta bancaria.
Respaldamos esto con capacitación para educar a los equipos de auditoría locales en el uso de Open Banking y para mostrarles los beneficios reales: para ellos y para la calidad de su trabajo.”
Open Banking puede aprovecharse con o sin sistemas y procesos personalizados, a través de APIs. Las empresas necesitarán experiencia técnica interna para desarrollar conexiones API e integrarlas con los sistemas existentes. Las empresas que no tienen la capacidad o los equipos para hacerlo pueden optar por una plataforma como Circit, que se encarga de ese componente por ellas, no solo brindando la oportunidad de empezar a desbloquear eficiencias y mejorar la calidad de la auditoría, sino también minimizando el tiempo para obtener el beneficio en sus trabajos.
Greg: “De hecho, hemos tomado la decisión de construir nuestra propia solución interna para ingerir esos datos bancarios automáticamente y compartir con los equipos individuales lo que queremos que hagan. Eso nos permite vincularlo muy estrechamente a una metodología y abordar un archivo de auditoría de documentación final. Podemos hacerlo de manera bastante eficiente y con alta calidad, gracias a las características que obtenemos con Circit.
La retroalimentación de nuestros equipos es solo positiva: quieren más y quieren usarlo en más auditorías. Un gran desafío en torno a la analítica siempre será la obtención de datos, pero ahora estamos empezando a resolver algunos de esos desafíos, específicamente en términos de calidad de auditoría, eficiencia y conocimiento.”
El futuro: ¿hacia las pruebas automatizadas?
Con esa nota esperanzadora, pasamos al último tema que discutimos en el seminario web: el futuro que se está abriendo gracias a los desarrollos de Open Banking. ¿Podemos avanzar hacia las pruebas automatizadas, como las pruebas automatizadas de libros mayores: tomando un extracto del libro mayor general del cliente y comparándolo automáticamente con datos bancarios independientes obtenidos a través de Open Banking?
Mirando a 2 años vista, ¿cuáles son las esperanzas en los equipos de BDO y GT?
Bethany: “Una vez que tienes los datos bancarios, se desata una especie de explosión de innovación en cuanto a lo que puedes hacer con ellos. Nos proporciona una gran cantidad de información y análisis. También el cotejo automatizado de libros mayores está al alcance. Antes, no habríamos soñado con hacer ninguna de estas cosas, pero ahora estamos empezando a investigarlo.
Open Banking puede ser particularmente útil con el trabajo de efectivo, ya que nos permitirá tener un impacto realmente generalizado en lo que hacemos con el efectivo. No se trata solo de limitarlo a una carta bancaria, podemos observar el saldo de efectivo durante un período de tiempo, podemos empezar a analizar la salud de un negocio, podemos ver los obstáculos que se avecinan antes de que realmente ocurran.”
Greg: “La esperanza sería avanzar hacia la conciliación automatizada en masa: para confirmaciones bancarias, confirmaciones bancarias digitales, conciliación con el libro mayor y los submayores. Con Open Banking y estos datos que llegan, se vuelve más accesible para más de nuestros organismos de auditoría.
También tendremos un mayor historial de datos necesario para hacer más perfiles a lo largo del tiempo: rendimiento anterior, rendimiento actual, incluso predecir el rendimiento futuro. Actualmente, estamos generando datos de 15 meses. Podemos acumular eso con el tiempo, así que en el futuro podremos usar 24-36 meses para informar el análisis. En términos de auditorías, se trata más de lo que esperamos, en lugar de lo que estamos haciendo.”
Open Banking es la base para desbloquear esas cosas. Una plataforma como Circit puede ayudar a que esto esté al alcance de los equipos que no tienen la experiencia interna para construir estos sistemas por sí mismos. Un motor de conciliación diseñado específicamente, como el que se encuentra dentro del módulo Verified Analytics de Circit, puede acercar aún más la automatización.
El motor de conciliación puede usar datos directamente del banco junto con una carga de registros del cliente y realizar la conciliación del libro mayor automáticamente. Con algunos de los análisis de más alto nivel, como en nuestro modelo Verified Insights, se pueden rastrear los cambios en el efectivo: puntos altos y bajos, transacciones grandes e inusuales, todo lo cual puede usarse en una evaluación de riesgos o una evaluación de empresa en funcionamiento durante el curso de una auditoría.
En conclusión: las barreras para implementar tecnología
Esto nos lleva a la segunda encuesta discutida en el seminario web. La pregunta formulada fue: “¿Cuál es su mayor desafío para implementar tecnología para la recopilación de datos?”.
A esto, el 36% de los encuestados votó por la evaluación del ROI, el 25% votó por la aceptación del cliente, el 24% eligió encontrar al proveedor adecuado y el 15% mencionó el compromiso del personal.
De esto podemos concluir que, a pesar del creciente interés por las soluciones de Open Banking, todavía existen obstáculos (¿percibidos?) que impiden el avance de algunas empresas, quizás de forma innecesaria.
Después de todo, el ROI se hará evidente por el tiempo ahorrado en los archivos de auditoría y luego invertido en un análisis más profundo que los clientes apreciarán. La aceptación del cliente es cada vez más fácil a medida que tanto los clientes como los equipos de auditoría recurren a la tecnología con mayor facilidad. Encontrar al proveedor adecuado – o elegir construir la infraestructura internamente – se facilita por la amplia gama de opciones disponibles y la renovada y creciente confianza y positividad hacia la tecnología. Finalmente, el compromiso del personal: como mencionaron Greg y Bethany, los equipos aprenderán a adoptar nuevas tecnologías si se demuestra que facilitan los procesos. Con la capacitación adecuada, este punto se aborda fácilmente.
¿Y ahora qué? Las empresas con visión de futuro que adoptan nuevas posibilidades tecnológicas se encuentran en una posición perfecta: opciones para elegir, ejemplos de otras empresas que han adoptado con éxito estos cambios y una gran cantidad de intercambio de conocimientos disponible para guiarlas.
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