Transformation der Drittbestätigungen bei der Aareal Bank mit Circit

Vor Circit: Ein manueller, zeitaufwändiger Prozess

„Bevor wir Circit einsetzten, erhielten wir Anfragen ausschließlich per Post oder E-Mail.“  

Vor der Implementierung von Circit wurden die Drittbestätigungen der Aareal Bank manuell per Post versandt. Ein internes RPA-
Tool wurde für unkomplizierte Bestätigungen eingesetzt, doch der Gesamtprozess war weiterhin zeitaufwändig und ineffizient.  

Kunden beschwerten sich häufig über Verzögerungen, und die Bank erkannte die wachsende Notwendigkeit, die Art und Weise der Ausstellung und des Empfangs von Bestätigungen zu modernisieren.  

Die Wahl fiel auf Circit: Ein digitaler Schritt nach vorn

„Circit hat uns überzeugt, da sowohl der Wirtschaftsprüfer als auch der Kunde keine Circit-Nutzer sein müssen, um Bestätigungen digital zu erhalten.“

Mit dem Ziel, den Drittbestätigungsprozess zu digitalisieren, evaluierte die Aareal Bank Circit und erkannte schnell dessen Potenzial. Die Plattform zeichnete sich durch ihre Flexibilität aus: Bestätigungen konnten digital empfangen werden, selbst wenn der Empfänger Circit noch nicht nutzte.  

Der Entscheidungsprozess umfasste die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen, darunter das Zentrale Outsourcing Management, die Rechtsabteilung, die IT und das für Bestätigungen zuständige operative Team. Ziel war es, Circit innerhalb von sechs Monaten zu implementieren, was erfolgreich gelang.  

Implementierung: Schnelle Einrichtung, maßgeschneiderter Support

„Die Einrichtung von Circit verlief sehr schnell und reibungslos. Wir waren innerhalb weniger Wochen einsatzbereit.“

Die Einführung einer SaaS-Lösung in einem Bankenumfeld erfordert eine erhebliche Koordination.  

Dank der Reaktionsfähigkeit des Circit-Teams und einer engagierten Kontaktperson verlief die Einrichtung effizient und unkompliziert.

Die Mitarbeiter erhielten eine umfassende Schulung, die auf die spezifischen Arbeitsabläufe der Aareal Bank zugeschnitten war. Infolgedessen werden Drittbestätigungen nun in den meisten Fällen digital versandt, was Zeit spart und die Zufriedenheit sowohl der Kunden als auch der Wirtschaftsprüfer erhöht.  

Circit nutzen: Mehr Transparenz, weniger Aufwand

„Es war kein Problem, unsere internen Kundenanschreiben als Vorlagen zu integrieren und diese mithilfe von Textbausteinen zu vereinfachen.“

Die Erfahrungen mit Circit sind durchweg positiv. Die Aareal Bank profitiert nun von optimierten Versandprozessen, vereinfachter Anschreiben-Erstellung mittels Textvorlagen und einer zentralisierten Übersicht über alle aktiven Anfragen.

Circit hat es den Teams der Aareal Bank ermöglicht, effizienter zu arbeiten und in Echtzeit nachzuverfolgen, wer welchen Fall bearbeitet.  

Zukünftig plant die Bank, Circit als zentrale Anlaufstelle für alle Wirtschaftsprüferanfragen zu nutzen.  

Fortlaufende Partnerschaft: Gemeinsam entwickeln

Circit ist auf unsere speziellen Anforderungen eingegangen und hat seine Entwicklungen angepasst, um uns zu helfen, noch effizienter zu arbeiten.

Die Aareal Bank schätzt nicht nur die Plattform, sondern auch die kooperative Zusammenarbeit. Circit hat das Feedback der Bank berücksichtigt, um die Plattform zu verbessern und besser an ihre Bedürfnisse anzupassen.  

Mit Blick in die Zukunft sieht die Aareal Bank Möglichkeiten, die Nutzung von Circit zu vertiefen, insbesondere als zentralen Eingabekanal, der alle Bestätigungsanfragen von Dritten bündelt.