Wie Crowe Spain mit Circit die Genauigkeit erhöhte und die Antwortquoten verbesserte

Vor Circit

„Vor der Nutzung von Circit nutzten wir eine spezielle Plattform für die Zirkularisierung, die mehrere Herausforderungen mit sich brachte, wie die Unmöglichkeit, Vorlagen von Jahr zu Jahr wiederzuverwenden. Es waren nur zwei Rundschreiben pro Drittpartei erlaubt, und es gab auch ein mangelndes Vertrauen der zirkularisierten Drittparteien in die Plattform, was die Erfolgsquote der Antworten reduzierte.“

„Was den Dokumentenaustausch betrifft, haben wir ihn hauptsächlich über E-Mail oder Plattformen wie Google Drive oder OneDrive abgewickelt. Dies führte zu Schwierigkeiten bei der effektiven Nachverfolgung ausstehender Dokumente, da wir den Status der Informationen nicht in Echtzeit einsehen konnten. Oft wurden doppelte Dokumente angefordert oder es wurden zu viele E-Mails ausgetauscht, wodurch einige in der täglichen Nachrichtenflut verloren gingen, was zu Ineffizienzen in unserer Arbeit führte.“

Entscheidung für Circit

„Bei der Entscheidung für Circit wurden mehrere Schlüsselfaktoren berücksichtigt. Intern bewerteten wir die Ineffizienz, die wir bei der Anforderung von Dokumenten erlebten, und die geringe Erfolgsquote bei Rundschreiben-Antworten. Dies führte zu der Notwendigkeit, eine effizientere Lösung zur Verbesserung der täglichen Prozesse zu finden.“

Der Entscheidungsprozess begann, als Junior- und Senior-Teammitglieder diese Schwierigkeiten in ihrer täglichen Arbeit identifizierten. Danach wurde die technische Abteilung des Unternehmens, zuständig für die digitale Transformation und bestehend aus einem Partner, einem Manager und einem Senior-Mitarbeiter, mit der Bewertung verschiedener Alternativen auf dem Markt beauftragt.

„Im Juli 2023 begannen wir Besprechungen mit Jose, der eine Demo von Circit präsentierte und alle unsere Fragen beantwortete. Danach bewerteten wir das Tool intern, und nach einer gründlichen Analyse begannen wir Anfang Oktober mit der Implementierung in unseren Büros in Barcelona und Madrid.“

Implementierung von Circit

Crowe Spain, eine führende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, führte Circit mit dem Ziel ein, die Effizienz und Transparenz ihrer Prozesse zu verbessern. Diese Entscheidung hat die Arbeitsweise erheblich verändert, wovon sowohl die Prüfer als auch ihre Kunden profitieren.

Die Implementierung von Circit konzentrierte sich auf drei Schlüssellösungen: die PBC-, Bestätigungsanfragen- und AR/AP-Produkte.

„Das PBC-Produkt bietet eine zentralisierte Plattform für den Echtzeit-Dokumentenaustausch, was die Organisation und den sofortigen Zugriff auf Prüfungsunterlagen verbessert. Dies hat zu einer erheblichen Reduzierung des E-Mail-Aufkommens geführt und die Überprüfung offener Punkte in jeder Prüfung erleichtert. Zusätzlich ermöglicht das Tool die Dokumentation von Kommunikationsverzögerungen, was die Verantwortlichkeit für Lieferfristen verbessert.“

„Andererseits haben Bestätigungsanfragen die Erstellung, den Versand und die Nachverfolgung externer Bestätigungen vollständig automatisiert. Diese Automatisierung hat die Antwortzeiten erheblich verbessert, den manuellen Aufwand reduziert und Redundanzen im Prozess eliminiert. Die Ergebnisse der Einführung von Circit sind greifbar und bedeutsam.“

Crowe Spain hat eine erhebliche Reduzierung des Zeitaufwands für administrative Aufgaben erfahren, was schnellere und effizientere Prüfungen ermöglicht, was in Zeiten hoher Arbeitsbelastung entscheidend ist. Prüfer können sich nun stärker auf die Analyse konzentrieren, anstatt sich mit der Verwaltung von Unterlagen zu befassen. Auch die Qualität der Prüfungen hat sich spürbar verbessert.

„Die Zentralisierung der Dokumentation hat die Genauigkeit und Zugänglichkeit von Informationen erhöht. Die Nachverfolgung von Bestätigungen und die Echtzeit-Überprüfung von Dokumenten haben zu dieser Qualitätsverbesserung beigetragen.“

Einer der bemerkenswertesten Vorteile war die Verbesserung der Kommunikation mit den Kunden. Die Akzeptanz von Circit durch die Kunden verlief überraschend reibungslos, was eine flüssigere und transparentere Kommunikation ermöglichte. Kunden können nun effizient und sicher auf Dokumente zugreifen und diese teilen, was das Vertrauen und die Zusammenarbeit zwischen Crowe Spain und ihren geprüften Kunden gestärkt hat.

„Circit wurde auf verschiedenen Ebenen bei Crowe Spanien integriert. Das Management nutzt die Plattform, um Prüfungen in Echtzeit zu überwachen, während die Prüfungsmitarbeiter sie täglich nutzen, um Informationen von Kunden und Dritten anzufordern und zu überprüfen. Das Tool wird besonders intensiv in den Bereichen externe Bestätigungen und Kollaborationsplan eingesetzt.“

Die Implementierung von Circit hat sich für Crowe Spanien als strategische Entscheidung erwiesen, die ihre Auditprozesse optimiert und das Erlebnis sowohl für ihre internen Teams als auch für die Kunden verbessert hat. Die Plattform hat nicht nur die operative Effizienz gesteigert, sondern auch die Qualität der Prüfungen verbessert und die Beziehungen zu den Kunden gestärkt.

Wir würden Circit anderen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften aufgrund der zahlreichen Vorteile empfehlen, die es in unsere tägliche Arbeit eingebracht hat. Die Implementierung hat die Effizienz und Transparenz unserer Prozesse vollständig transformiert, was sowohl unseren Teams als auch unseren Kunden zugutekommt. Fiorella Manconi, Audit Director, Crowe Spanien

Circits Support und Produktentwicklung

„Die Zusammenarbeit mit Circit war zufriedenstellend. Die schnelle Reaktion des Teams auf Anfragen und Probleme hat dazu beigetragen, die Akzeptanz des Tools in den Teams zu verbessern. Das Circit-Team hat das Feedback und die Empfehlungen des Crowe-Teams berücksichtigt, um die Funktionalität der Plattform zu verbessern. Die Verfügbarkeit von technischem Support war entscheidend, um das Tool an die spezifischen Bedürfnisse von Crowe anzupassen.“

Warum würden Sie Circit anderen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften empfehlen?

„Wir würden Circit anderen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften aufgrund der zahlreichen Vorteile empfehlen, die es in unsere tägliche Arbeit eingebracht hat. Die Implementierung hat die Effizienz und Transparenz unserer Prozesse vollständig transformiert, was sowohl unseren Teams als auch unseren Kunden zugutekommt.“

Die Zentralisierung von Informationen hat die Dokumentenzugänglichkeit verbessert und das Fehlerrisiko beim Anfordern doppelter Dateien oder dem Auslassen wesentlicher Informationen durch den Kunden minimiert. Die Echtzeitverfolgung von Bestätigungen und Dokumentenprüfungen hat zu einer verbesserten Prüfungsqualität geführt.

„Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Beziehung zu den Kunden. Circit hat nicht nur unsere operativen Prozesse optimiert, sondern auch die Qualität unserer Arbeit verbessert und das Erlebnis für alle Beteiligten gesteigert. Die Leichtigkeit, mit der Kunden Circit angenommen haben, hat die Zusammenarbeit und das Vertrauen verbessert, da sie nun Dokumente schnell und sicher teilen und darauf zugreifen können.“

Wie sieht die Zukunft Ihrer Zusammenarbeit mit Circit aus?

„Wir freuen uns sehr, unsere Zusammenarbeit mit Circit in den kommenden Jahren fortzusetzen. Wir betrachten ihren exzellenten Kundenservice als einen ihrer stärksten Punkte, der entscheidend für den Erfolg der Implementierung war.“

„Circit hat nicht nur unsere operativen Prozesse optimiert, sondern auch die Qualität unserer Arbeit verbessert und das Erlebnis für alle Beteiligten gesteigert. Die Leichtigkeit, mit der Kunden Circit angenommen haben, hat die Zusammenarbeit und das Vertrauen verbessert, da sie nun Dokumente schnell und sicher teilen und darauf zugreifen können.“ Sergi Pons Rocañin, Audit Director, Crowe Spanien

„Wir evaluieren derzeit die Möglichkeit, die Nutzung auf andere Büros innerhalb des Crowe-Netzwerks in Spanien auszuweiten, da die Ergebnisse sehr positiv waren. Darüber hinaus freuen wir uns darauf, auch in Zukunft mit Circit zusammenzuarbeiten, um neue Tools und innovative Lösungen zu testen, die sie entwickeln könnten, um unsere Prozesse weiter zu optimieren.“