Cómo Crowe Spain aumentó la precisión y mejoró las tasas de respuesta con Circit

Antes del circuito

«Antes de usar Circit, empleábamos una plataforma específica para la circularización, que presentaba varios desafíos, como la incapacidad de reutilizar las plantillas de un año a otro. Solo permitía enviar dos correos circulares por tercero, y también había una falta de confianza por parte de los terceros que habían circularizado en la plataforma, lo que reducía la tasa de éxito de las respuestas».

«En cuanto al intercambio de documentos, lo gestionábamos principalmente a través del correo electrónico o plataformas como Google Drive o OneDrive. Esto creó dificultades para rastrear eficazmente la documentación pendiente, ya que no podíamos conocer el estado de la información en tiempo real. Con frecuencia, se solicitaban documentos duplicados o se intercambiaban demasiados correos electrónicos, lo que hacía que algunos se perdieran en la avalancha diaria de mensajes, lo que generaba ineficiencias en nuestro trabajo».

Decidir sobre el circuito

«A la hora de decidirnos por Circit, se tuvieron en cuenta varios factores clave. Internamente, evaluamos la ineficiencia que experimentamos al solicitar la documentación y la baja tasa de éxito de las respuestas circulares. Esto creó la necesidad de encontrar una solución más eficiente para mejorar los procesos diarios».

El proceso de toma de decisiones comenzó cuando los miembros del equipo junior y senior identificaron estas dificultades en su trabajo diario. A partir de ahí, el departamento técnico de la empresa, responsable de la transformación digital y compuesto por un socio, un gerente y un miembro sénior, se encargó de evaluar varias alternativas en el mercado.

«En julio de 2023, comenzamos a reunirnos con Jose, quien presentó una demostración de Circit y respondió a todas nuestras preguntas. Posteriormente, evaluamos la herramienta internamente y, tras un análisis exhaustivo, comenzamos a implementarla a principios de octubre en nuestras oficinas de Barcelona y Madrid».

Circuito de implementación

Crowe Spain, una firma líder en servicios de auditoría, adoptó Circit con el objetivo de mejorar la eficiencia y la transparencia de sus procesos. Esta decisión ha transformado significativamente su forma de trabajar, beneficiando tanto a los auditores como a sus clientes.

La implementación de Circit se centró en tres soluciones clave: los productos PBC, Confirmation Requests y AR/AP.

«El producto PBC proporciona una plataforma centralizada para compartir documentos en tiempo real, lo que mejora la organización y el acceso inmediato a la documentación de auditoría. Esto se ha traducido en una reducción significativa del volumen de correo electrónico y ha facilitado la revisión de los puntos pendientes en cada auditoría. Además, la herramienta permite documentar los retrasos en la comunicación, lo que mejora la rendición de cuentas en cuanto a los plazos de entrega».

«Por otro lado, Confirmation Requests ha automatizado por completo la creación, el envío y el seguimiento de las confirmaciones externas. Esta automatización ha mejorado significativamente los tiempos de respuesta, ha reducido el esfuerzo manual y ha eliminado las redundancias en el proceso. Los resultados de la adopción de Circit han sido tangibles y significativos».

Crowe Spain ha experimentado una reducción significativa del tiempo dedicado a las tareas administrativas, lo que ha permitido realizar auditorías más rápidas y eficientes, lo cual es crucial durante los períodos de mayor carga de trabajo. Los auditores ahora pueden centrarse más en el análisis que en la gestión del papeleo. La calidad de las auditorías también ha mejorado notablemente.

«La centralización de la documentación ha aumentado la precisión y la accesibilidad de la información. El seguimiento de las confirmaciones y la revisión en tiempo real de los documentos han contribuido a esta mejora de la calidad».

Uno de los beneficios más notables ha sido la mejora en la comunicación con los clientes. La adopción de Circit por parte de los clientes ha sido sorprendentemente fluida, lo que ha facilitado una comunicación más fluida y transparente. Los clientes ahora pueden acceder y compartir documentos de manera eficiente y segura, lo que ha fortalecido la confianza y la colaboración entre Crowe Spain y sus clientes auditados.

«Circit se ha integrado en diferentes niveles dentro de Crowe Spain. La dirección utiliza la plataforma para supervisar las auditorías en tiempo real, mientras que el personal de auditoría la utiliza a diario para solicitar y verificar la información de los clientes y terceros. La herramienta se usa de manera particularmente intensiva en las áreas de confirmaciones externas y planes de colaboración».

La implementación de Circit ha demostrado ser una decisión estratégica para Crowe Spain, ya que optimiza sus procesos de auditoría y mejora la experiencia tanto de sus equipos internos como de sus clientes. La plataforma no solo ha aumentado la eficiencia operativa, sino que también ha mejorado la calidad de las auditorías y ha fortalecido las relaciones con los clientes.

Recomendaríamos Circit a otras firmas de auditoría debido a las numerosas ventajas que ha aportado a nuestro trabajo diario. Su implementación ha transformado por completo la eficiencia y la transparencia de nuestros procesos, beneficiando tanto a nuestros equipos como a nuestros clientes. Fiorella Manconi, directora de auditoría de Crowe España

Soporte y desarrollo de productos de Circit

«Trabajar con Circit ha sido satisfactorio. La rápida respuesta del equipo a las consultas y los problemas ha ayudado a mejorar la adopción de la herramienta entre los equipos. El equipo de Circit ha considerado los comentarios y recomendaciones del equipo de Crowe para mejorar la funcionalidad de la plataforma. La disponibilidad del soporte técnico ha sido clave para adaptar la herramienta a las necesidades específicas de Crowe».

¿Por qué recomendaría Circit a otras firmas de auditoría?

«Recomendaríamos Circit a otras firmas de auditoría debido a las numerosas ventajas que ha aportado a nuestro trabajo diario. Su implementación ha transformado por completo la eficiencia y la transparencia de nuestros procesos, beneficiando tanto a nuestros equipos como a nuestros clientes».

La centralización de la información ha mejorado la accesibilidad de los documentos, minimizando el riesgo de errores al solicitar archivos duplicados u omisiones por parte del cliente de información esencial. El seguimiento en tiempo real de las confirmaciones y revisiones de los documentos ha mejorado la calidad de la auditoría.

«Otro punto importante es la relación con los clientes. Circit no solo ha optimizado nuestros procesos operativos, sino que también ha mejorado la calidad de nuestro trabajo y la experiencia de todas las partes involucradas. La facilidad con la que los clientes han adoptado Circit ha mejorado la colaboración y la confianza, ya que ahora pueden compartir documentos y acceder a ellos de forma rápida y segura».

¿Cuál es el futuro de su colaboración con Circit?

«Estamos encantados de continuar nuestra colaboración con Circit en los próximos años. Consideramos que uno de sus puntos fuertes es su excelente servicio de atención al cliente, que ha sido clave para el éxito de su implementación».

«Circit no solo ha optimizado nuestros procesos operativos, sino que también ha mejorado la calidad de nuestro trabajo y la experiencia de todas las partes involucradas. La facilidad con la que los clientes han adoptado Circit ha mejorado la colaboración y la confianza, ya que ahora pueden compartir documentos y acceder a ellos de forma rápida y segura». Sergi Pons Rocañin, director de auditoría de Crowe España

«Actualmente estamos evaluando la posibilidad de ampliar su uso a otras oficinas de la red Crowe en España, ya que los resultados han sido muy positivos. Además, esperamos seguir colaborando con Circit en el futuro para probar las nuevas herramientas y soluciones innovadoras que puedan desarrollar para optimizar aún más nuestros procesos».