Comment Crowe Spain a amélioré la précision et les taux de réponse grâce à Circit

Avant Circit

“Avant d'utiliser Circit, nous utilisions une plateforme spécifique pour la circularisation, ce qui présentait plusieurs défis, tels que l'impossibilité de réutiliser les modèles d'une année sur l'autre. Elle n'autorisait que deux envois de circulaires par tiers, et il y avait également un manque de confiance des tiers circularisés envers la plateforme, réduisant le taux de réussite des réponses.”

“Concernant l'échange de documents, nous le gérions principalement par e-mail ou via des plateformes comme Google Drive ou OneDrive. Cela créait des difficultés pour suivre efficacement la documentation en attente, car nous ne pouvions pas connaître le statut des informations en temps réel. Souvent, des documents en double étaient demandés, ou trop d'e-mails étaient échangés, ce qui entraînait la perte de certains dans le flot quotidien de messages, et a conduit à des inefficacités dans notre travail.”

La décision d'opter pour Circit

“Lors de la décision d'opter pour Circit, plusieurs facteurs clés ont été pris en compte. En interne, nous avons évalué l'inefficacité que nous rencontrions dans la demande de documentation et le faible taux de réussite des réponses aux circulaires. Cela a créé le besoin de trouver une solution plus efficace pour améliorer les processus quotidiens.”

Le processus de prise de décision a commencé lorsque les membres juniors et seniors de l'équipe ont identifié ces difficultés dans leur travail quotidien. À partir de là, le département technique du cabinet, responsable de la transformation numérique et composé d'un associé, d'un manager et d'un membre senior, a été chargé d'évaluer diverses alternatives sur le marché.

“En juillet 2023, nous avons commencé des réunions avec Jose, qui a présenté une démo de Circit et a répondu à toutes nos questions. Ensuite, nous avons évalué l'outil en interne, et après une analyse approfondie, nous avons commencé à l'implémenter début octobre dans nos bureaux de Barcelone et Madrid.”

Mise en œuvre de Circit

Crowe Spain, un cabinet de services d'audit de premier plan, a adopté Circit dans le but d'améliorer l'efficacité et la transparence de ses processus. Cette décision a considérablement transformé leur façon de travailler, bénéficiant à la fois aux auditeurs et à leurs clients.

La mise en œuvre de Circit s'est concentrée sur trois solutions clés : les produits PBC, Demandes de confirmation et AR/AP.

“Le produit PBC offre une plateforme centralisée pour le partage de documents en temps réel, améliorant l'organisation et l'accès immédiat à la documentation d'audit. Cela a entraîné une réduction significative du volume d'e-mails et a facilité l'examen des points en suspens dans chaque audit. De plus, l'outil permet de documenter les retards de communication, améliorant la responsabilisation quant aux délais de livraison.”

“D'autre part, les Demandes de confirmation ont entièrement automatisé la création, l'envoi et le suivi des confirmations externes. Cette automatisation a considérablement amélioré les délais de réponse, réduit l'effort manuel et éliminé les redondances dans le processus. Les résultats de l'adoption de Circit ont été tangibles et significatifs.”

Crowe Spain a constaté une réduction significative du temps consacré aux tâches administratives, permettant des audits plus rapides et plus efficaces, ce qui est crucial pendant les périodes de forte charge de travail. Les auditeurs peuvent désormais se concentrer davantage sur l'analyse plutôt que sur la gestion de la paperasse. La qualité des audits s'est également nettement améliorée.

“La centralisation de la documentation a accru la précision et l'accessibilité des informations. Le suivi des confirmations et l'examen des documents en temps réel ont contribué à cette amélioration de la qualité.”

L'un des avantages les plus notables a été l'amélioration de la communication avec les clients. L'adoption de Circit par les clients a été étonnamment fluide, facilitant une communication plus fluide et transparente. Les clients peuvent désormais accéder et partager des documents de manière efficace et sécurisée, ce qui a renforcé la confiance et la collaboration entre Crowe Spain et ses clients audités.

« Circit a été intégré à différents niveaux au sein de Crowe Espagne. La direction utilise la plateforme pour superviser les audits en temps réel, tandis que le personnel d'audit l'utilise quotidiennement pour demander et vérifier des informations auprès des clients et des tiers. L'outil est particulièrement utilisé de manière intensive dans les domaines des confirmations externes et de la planification de la collaboration. »

L'implémentation de Circit s'est avérée être une décision stratégique pour Crowe Espagne, optimisant ses processus d'audit et améliorant l'expérience de ses équipes internes et de ses clients. La plateforme a non seulement accru l'efficacité opérationnelle, mais a également amélioré la qualité des audits et renforcé les relations avec les clients.

Nous recommanderions Circit à d'autres cabinets d'audit en raison des nombreux avantages qu'il a apportés à notre travail quotidien. Son implémentation a complètement transformé l'efficacité et la transparence de nos processus, bénéficiant à la fois à nos équipes et à nos clients. Fiorella Manconi, Directrice d'Audit, Crowe Espagne

Support et développement produit de Circit

« Travailler avec Circit a été satisfaisant. La réactivité de l'équipe aux questions et aux problèmes a contribué à améliorer l'adoption de l'outil par les équipes. L'équipe Circit a pris en compte les retours et les recommandations de l'équipe de Crowe pour améliorer les fonctionnalités de la plateforme. La disponibilité du support technique a été essentielle pour adapter l'outil aux besoins spécifiques de Crowe. »

Pourquoi recommanderiez-vous Circit à d'autres cabinets d'audit ?

« Nous recommanderions Circit à d'autres cabinets d'audit en raison des nombreux avantages qu'il a apportés à notre travail quotidien. Son implémentation a complètement transformé l'efficacité et la transparence de nos processus, bénéficiant à la fois à nos équipes et à nos clients. »

La centralisation des informations a amélioré l'accessibilité des documents, minimisant le risque d'erreurs lors de la demande de fichiers en double ou d'omissions d'informations essentielles par le client. Le suivi en temps réel des confirmations et des révisions de documents a entraîné une amélioration de la qualité des audits.

« Un autre point important est la relation avec les clients. Circit a non seulement optimisé nos processus opérationnels, mais a également amélioré la qualité de notre travail et enrichi l'expérience de toutes les parties prenantes. La facilité avec laquelle les clients ont adopté Circit a amélioré la collaboration et la confiance, car ils peuvent désormais partager et accéder aux documents rapidement et en toute sécurité. »

À quoi ressemble l'avenir de votre collaboration avec Circit ?

« Nous sommes ravis de poursuivre notre collaboration avec Circit au cours des prochaines années. Nous considérons que l'un de leurs points forts est leur excellent service client, qui a été essentiel au succès de sa mise en œuvre. »

« Circit a non seulement optimisé nos processus opérationnels, mais a également amélioré la qualité de notre travail et enrichi l'expérience de toutes les parties prenantes. La facilité avec laquelle les clients ont adopté Circit a amélioré la collaboration et la confiance, car ils peuvent désormais partager et accéder aux documents rapidement et en toute sécurité. » Sergi Pons Rocañin, Directeur d'Audit, Crowe Espagne

« Nous évaluons actuellement la possibilité d'étendre son utilisation à d'autres bureaux du réseau Crowe en Espagne, car les résultats ont été très positifs. De plus, nous sommes impatients de continuer à collaborer avec Circit à l'avenir pour tester de nouveaux outils et solutions innovantes qu'ils pourraient développer afin d'optimiser davantage nos processus. »