Hoe Crowe Spain de nauwkeurigheid verhoogde en de responspercentages verbeterde met Circit

Vóór Circit

“Voordat we Circit gebruikten, maakten we gebruik van een specifiek platform voor circularisatie, wat verschillende uitdagingen met zich meebracht, zoals het onvermogen om sjablonen jaarlijks te hergebruiken. Het stond slechts twee circulaire mailings per derde partij toe, en er was ook een gebrek aan vertrouwen van de gecirculariseerde derde partijen in het platform, wat het succespercentage van de respons verminderde.” [SEG 8] “Wat betreft documentuitwisseling, beheerden we dit voornamelijk via e-mail of platforms zoals Google Drive of OneDrive. Dit zorgde voor moeilijkheden bij het effectief volgen van openstaande documentatie, aangezien we de status van de informatie niet in realtime konden zien. Vaak werden dubbele documenten opgevraagd, of werden er te veel e-mails uitgewisseld, waardoor sommige verloren gingen in de dagelijkse stroom van berichten, wat leidde tot inefficiënties in ons werk.”

De keuze voor Circit

“Bij de beslissing over Circit werden verschillende belangrijke factoren in overweging genomen. Intern evalueerden we de inefficiëntie die we ondervonden bij het opvragen van documentatie en het lage succespercentage van circulaire reacties. Dit creëerde de noodzaak om een efficiëntere oplossing te vinden om de dagelijkse processen te verbeteren.”

Het besluitvormingsproces begon toen junior en senior teamleden deze moeilijkheden in hun dagelijkse werk identificeerden. Vervolgens werd de technische afdeling van het bureau, verantwoordelijk voor digitale transformatie en bestaande uit een partner, een manager en een senior medewerker, belast met het evalueren van verschillende alternatieven op de markt.

“In juli 2023 begonnen we met vergaderingen met Jose, die een demo van Circit presenteerde en al onze vragen beantwoordde. Daarna evalueerden we de tool intern, en na een grondige analyse begonnen we begin oktober met de implementatie ervan op onze kantoren in Barcelona en Madrid.”

De implementatie van Circit

Crowe Spain, een toonaangevend auditbureau, heeft Circit geïmplementeerd met als doel de efficiëntie en transparantie in haar processen te verbeteren. Deze beslissing heeft de manier waarop zij werken aanzienlijk veranderd, wat zowel de auditors als hun klanten ten goede komt.

De implementatie van Circit richtte zich op drie belangrijke oplossingen: de PBC-, Bevestigingsverzoeken- en Debiteuren-/Crediteurenproducten.

“Het PBC-product biedt een gecentraliseerd platform voor het in realtime delen van documenten, wat de organisatie en directe toegang tot auditdocumentatie verbetert. Dit heeft geresulteerd in een aanzienlijke vermindering van het e-mailverkeer en heeft de beoordeling van openstaande punten in elke audit vergemakkelijkt. Bovendien maakt de tool het mogelijk om communicatievertragingen te documenteren, wat de verantwoordelijkheid voor leveringstermijnen verbetert.”

“Aan de andere kant heeft Bevestigingsverzoeken de creatie, verzending en tracking van externe bevestigingen volledig geautomatiseerd. Deze automatisering heeft de reactietijden aanzienlijk verbeterd, handmatige inspanning verminderd en redundanties in het proces geëlimineerd. De resultaten van de adoptie van Circit zijn tastbaar en significant.”

Crowe Spain heeft een aanzienlijke vermindering van de tijd besteed aan administratieve taken ervaren, wat snellere en efficiëntere audits mogelijk maakt, wat cruciaal is tijdens piekperiodes. Auditors kunnen zich nu meer richten op analyse in plaats van op papierwerkbeheer. De kwaliteit van audits is ook merkbaar verbeterd.

“De centralisatie van documentatie heeft de nauwkeurigheid en toegankelijkheid van informatie vergroot. Het volgen van bevestigingen en de realtime beoordeling van documenten hebben bijgedragen aan deze kwaliteitsverbetering.”

Een van de meest opmerkelijke voordelen is de verbetering van de communicatie met klanten. De acceptatie van Circit door klanten is verrassend soepel verlopen, wat een vlottere en transparantere communicatie mogelijk maakt. Klanten kunnen nu efficiënt en veilig documenten openen en delen, wat het vertrouwen en de samenwerking tussen Crowe Spain en haar geauditeerde klanten heeft versterkt.

"Circit is op verschillende niveaus binnen Crowe Spanje geïntegreerd. Het management gebruikt het platform om audits in realtime te controleren, terwijl auditmedewerkers het dagelijks gebruiken om informatie van klanten en derden op te vragen en te verifiëren. De tool wordt bijzonder intensief gebruikt voor externe bevestigingen en in de gebieden van het samenwerkingsplan."

De implementatie van Circit is een strategische beslissing gebleken voor Crowe Spanje, die de auditprocessen optimaliseert en de ervaring voor zowel interne teams als klanten verbetert. Het platform heeft niet alleen de operationele efficiëntie verhoogd, maar ook de kwaliteit van audits verbeterd en de relaties met klanten versterkt.

Wij zouden Circit aanbevelen aan andere auditkantoren vanwege de talrijke voordelen die het ons dagelijkse werk heeft gebracht. De implementatie ervan heeft de efficiëntie en transparantie van onze processen volledig getransformeerd, wat zowel onze teams als onze klanten ten goede komt. Fiorella Manconi, Audit Director, Crowe Spain

Ondersteuning en productontwikkeling van Circit

"De samenwerking met Circit is naar tevredenheid verlopen. De snelle reactie van het team op vragen en problemen heeft geholpen de adoptie van de tool onder de teams te verbeteren. Het Circit-team heeft de feedback en aanbevelingen van het Crowe-team in overweging genomen om de functionaliteit van het platform te verbeteren. De beschikbaarheid van technische ondersteuning is cruciaal geweest om de tool aan te passen aan de specifieke behoeften van Crowe."

Waarom zou u Circit aanbevelen aan andere auditkantoren?

"Wij zouden Circit aanbevelen aan andere auditkantoren vanwege de talrijke voordelen die het ons dagelijkse werk heeft gebracht. De implementatie ervan heeft de efficiëntie en transparantie van onze processen volledig getransformeerd, wat zowel onze teams als onze klanten ten goede komt."

De centralisatie van informatie heeft de toegankelijkheid van documenten verbeterd, waardoor het risico op fouten bij het opvragen van dubbele bestanden of het weglaten van essentiële informatie door de klant wordt geminimaliseerd. Realtime tracking van bevestigingen en documentbeoordelingen heeft geleid tot een verbeterde auditkwaliteit.

"Een ander belangrijk punt is de relatie met klanten. Circit heeft niet alleen onze operationele processen geoptimaliseerd, maar ook de kwaliteit van ons werk verbeterd en de ervaring voor alle betrokken partijen verrijkt. Het gemak waarmee klanten Circit hebben geadopteerd, heeft de samenwerking en het vertrouwen verbeterd, aangezien zij nu snel en veilig documenten kunnen delen en openen."

Hoe ziet de toekomst van uw samenwerking met Circit eruit?

"We zijn verheugd om onze samenwerking met Circit de komende jaren voort te zetten. Wij beschouwen hun uitstekende klantenservice als een van hun sterkste punten, wat cruciaal is geweest voor het succes van de implementatie."

"Circit heeft niet alleen onze operationele processen geoptimaliseerd, maar ook de kwaliteit van ons werk verbeterd en de ervaring voor alle betrokken partijen verrijkt. Het gemak waarmee klanten Circit hebben geadopteerd, heeft de samenwerking en het vertrouwen verbeterd, aangezien zij nu snel en veilig documenten kunnen delen en openen." Sergi Pons Rocañin, Audit Director, Crowe Spain

"We evalueren momenteel de mogelijkheid om het gebruik ervan uit te breiden naar andere kantoren binnen het Crowe-netwerk in Spanje, aangezien de resultaten zeer positief zijn. Bovendien kijken we ernaar uit om in de toekomst te blijven samenwerken met Circit om nieuwe tools en innovatieve oplossingen te testen die zij mogelijk ontwikkelen om onze processen verder te optimaliseren."