Forrester Boyd & Circit: Optimierung der Prüfungsdurchführung durch Transparenz und Effizienz

End-to-End-Transparenz über den gesamten Prüfungsprozess

Vor der Implementierung von Circit verwaltete Forrester Boyd Kundeninformationsanfragen über eine Kombination aus E-Mail, Tabellenkalkulationen und direkter Kommunikation mit den Kunden. Obwohl der Prozess recht gut funktionierte, konnte die Koordination von Antworten und die Überwachung offener Posten über mehrere Kanäle hinweg zeitaufwendig sein, insbesondere bei größeren Prüfungen.

Für Amy Ennis, Audit Associate bei Forrester Boyd, bestand eine der größten Herausforderungen darin, sicherzustellen, dass Anfragen vollständig und konsistent beantwortet wurden:

„Manchmal sagte ein Kunde, er hätte alles beantwortet, aber es fehlten möglicherweise noch Informationen oder es war eine weitere Klärung erforderlich. Das konnte zu zusätzlichem Nachfassen und Überprüfen in verschiedenen E-Mail-Verläufen führen.“

Circit hat diesen Prozess optimiert, indem alle PBC-Anfragen auf einer strukturierten Plattform zusammengeführt werden, wo Informationen in Echtzeit erfasst, verfolgt und überprüft werden können. Sowohl das Audit-Team als auch der Kunde haben eine klare Übersicht darüber, was bereitgestellt wurde, was noch aussteht und was sich derzeit in Überprüfung befindet. Für Amy war dies aus der Perspektive eines Prüfers besonders wertvoll:

„Ich kann mich anmelden und schnell sehen, was wir angefordert haben, was wir erhalten haben und worauf wir noch warten. Das macht es viel einfacher, den Prüfungsfortschritt zu überblicken und den Überblick zu behalten, ohne mehrere E-Mails oder Gespräche durchsuchen zu müssen.“

Dieselbe Transparenz hat den Prozess der Bankbestätigungen für Prüfungszwecke des Unternehmens verbessert. Anstatt sich ausschließlich auf traditionelle Korrespondenz zu verlassen, bietet Circit einen sicheren digitalen Prüfpfad, der es einfacher macht, ausstehende Bestätigungen zu überwachen und effizient mit den Nachweisgebern nachzufassen.

Gegenseitige Verantwortlichkeit, die in beide Richtungen funktioniert

Einer der am meisten geschätzten Aspekte von Circit bei Forrester Boyd ist, dass die Plattform für beide Parteien – Prüfer und Kunden gleichermaßen – Verantwortlichkeit schafft. Die Transparenz der Plattform darüber, wie lange Anfragen offen sind und auf welcher Seite, ermöglicht ehrliche Gespräche über den Prüfungsfortschritt ohne Mehrdeutigkeiten.

Diese gegenseitige Verantwortlichkeit hat praktische Auswirkungen auf die Geschwindigkeit der Prüfungsdurchführung. Da PBC-Elemente für alle Parteien sichtbar sind, kann Forrester Boyd nun klar kommunizieren, wann die Prüfung stockt und warum. Anstatt Kunden informell hinterherzulaufen, kann das Team auf spezifische offene Punkte verweisen und klare Erwartungen setzen.

Diese Klarheit ist besonders wertvoll für zeitkritische Aufträge. Mehrere Kunden von Forrester Boyd laden Dokumente jetzt bereits vor Beginn der Prüfungsfeldarbeit auf Circit hoch, was es Junior-Mitarbeitern ermöglicht, Material im Voraus zu prüfen und die Gesamtzeit vor Ort zu reduzieren.

Konstante Kundenzufriedenheit

Für ein Unternehmen, das großen Wert auf seine Kundenbeziehungen legt, war die Resonanz der Kunden auf Circit eine willkommene Bestätigung: Forrester Boyd hat durchweg positives Feedback von Kunden erhalten, die die Plattform nutzen.

„Kunden, die Circit nutzen, scheinen es wirklich zu mögen. Das haben sie mir mehrfach gesagt, was erfreulich ist.“

Kunden schätzen die Möglichkeit, ihre offenen Punkte als klare Checkliste zu sehen, Dokumente in großen Mengen hochzuladen und nachzuverfolgen, was das Prüfungsteam geprüft hat. Einige Kunden haben sich so sehr an die Plattform gewöhnt, dass sie aktiv darum bitten, dass Punkte während Vor-Ort-Besuchen in Circit hinzugefügt werden, anstatt sie mündlich zu besprechen – ein Verhalten, das die Rolle des Tools als praktische Arbeitsebene in der Prüfungsbeziehung unterstreicht.

Für neue Kunden auf der Plattform war auch die Einarbeitung reibungslos. Das Team von Forrester Boyd erstellte ein einfaches Hilfsblatt, um weniger technologieaffine Kunden durch den Registrierungs- und Upload-Prozess zu führen, und in den meisten Fällen navigierten die Kunden das System bis zur Prüfung des Folgejahres selbstständig.

Von fragmentierten E-Mails zu einer strukturierten Prüfungsplattform

Forrester Boyds Weg mit Circit begann mit Bankbestätigungen für Prüfungen, da das Unternehmen diesen Bereich des Prüfungsprozesses weiter modernisieren und optimieren wollte. Da immer mehr Banken auf digitale Bestätigungsplattformen umsteigen, leitete Neal Watford, Audit Partner, eine Überprüfung der verfügbaren Lösungen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen den sich ändernden Branchenerwartungen und Kundenbedürfnissen gerecht wird.

Nach einer Marktbewertung wurde Circit aufgrund ihrer Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Übereinstimmung mit dem Ansatz des Unternehmens für die Bereitstellung einer effizienten und sicheren Prüfungserfahrung als bevorzugte Plattform ausgewählt.

Die Einführung des PBC-Moduls folgte, vorangetrieben durch Gespräche zwischen dem Circit Customer Success Team und Neal. Was als Tool für größere Aufträge begann, wurde schrittweise im gesamten Kundenportfolio des Unternehmens eingeführt. Heute laufen die meisten Prüfungsaufträge von Forrester Boyd über Circit und umfassen Bankbestätigungen, PBC-Anfragen und die laufende Prüfungs Korrespondenz.

Die Implementierung verlief reibungsloser als erwartet. Neal bemerkte, dass das Circit-Team während der Einarbeitung besonders hilfreich war und die Plattform intuitiv genug war, dass die meisten Mitarbeiter sie schnell annahmen.

Wachstum mit Zuversicht

Forrester Boyd hat in den letzten Jahren expandiert, einschließlich eines kürzlich eröffneten Büros in Leeds und der Zentralisierung seines Prüfungsteams im gesamten Unternehmen. Monatliche Personalüberprüfungen ermöglichen nun die Zusammenarbeit über Büros hinweg, wobei Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie am dringendsten benötigt werden. Circit hat dieses Modell praktisch ermöglicht: Da Prüfungsdaten jedem Teammitglied unabhängig vom Standort zugänglich sind, ist die büroübergreifende Zusammenarbeit flüssiger.

Die Fähigkeit, eine glaubwürdige digitale Prüfungsplattform vorzuweisen, hat Forrester Boyd auch bei wettbewerbsorientierten Ausschreibungen unterstützt. Wie Neal bemerkt, riskieren Unternehmen, die keine klare, technologiegestützte Kundenerfahrung vorweisen können, weniger wettbewerbsfähig zu sein, wenn sie sich um neue Aufträge bewerben. Circit hat Forrester Boyd geholfen, diesen Fall mit Zuversicht darzulegen.

Ausblick

Amy erwartet, dass sich die Nutzung von Circit durch Forrester Boyd im Einklang mit dem Wachstum des Unternehmens weiterentwickeln wird. Da Kunden zunehmend cloudbasierte Buchhaltungssoftware einführen, wird mehr Prüfungsarbeit remote durchgeführt. Plattformen wie Circit bieten die Infrastruktur, um die Remote-Bereitstellung effektiv zu gestalten, ohne die Qualität der Prüfungsbeziehung zu beeinträchtigen.

Das Engagement des Unternehmens für persönlichen Kundenservice und die Aufrechterhaltung persönlicher Interaktionen mit seinen Kunden bleibt unverändert. Circit passt in dieses Modell, indem es Reibungsverluste reduziert, die Kommunikation schärft und sowohl Prüfern als auch Kunden einen klareren Überblick über den Stand der Dinge verschafft, wodurch Zeit und Aufmerksamkeit für die wichtigsten Gespräche frei werden.