Forrester Boyd & Circit: Audituitvoering stroomlijnen dankzij transparantie en efficiëntie

Volledige zichtbaarheid gedurende het hele auditproces

Voordat Circit werd geïmplementeerd, beheerde Forrester Boyd verzoeken om klantinformatie via een combinatie van e-mail, spreadsheets en directe communicatie met klanten. Hoewel het proces redelijk goed werkte, kon het coördineren van reacties en het monitoren van openstaande items via meerdere kanalen tijdrovend zijn, vooral bij grotere audits.

Voor Amy Ennis, Auditmedewerker bij Forrester Boyd, was een van de grootste uitdagingen ervoor te zorgen dat verzoeken volledig en consistent waren beantwoord:

“Soms zei een klant dat ze alles had beantwoord, maar ontbrak er mogelijk nog informatie of was verdere verduidelijking nodig. Dit kon leiden tot extra opvolging en controle in verschillende e-mailconversaties.”

Circit heeft dit proces gestroomlijnd door alle PBC-verzoeken samen te brengen in één gestructureerd platform waar informatie in realtime kan worden vastgelegd, gevolgd en beoordeeld. Zowel het auditteam als de klant hebben duidelijk inzicht in wat is aangeleverd, wat nog openstaat en wat momenteel wordt beoordeeld. Voor Amy is dit met name waardevol gebleken vanuit het perspectief van een beoordelaar:

“Ik kan inloggen en snel zien wat we hebben gevraagd, wat we hebben ontvangen en waar we nog op wachten. Het maakt het veel gemakkelijker om de voortgang van de audit te overzien en bij te houden hoe de zaken ervoor staan, zonder door meerdere e-mails of gesprekken te hoeven zoeken.”

Dezelfde zichtbaarheid heeft het proces van bankauditbevestigingen van het kantoor verbeterd. In plaats van uitsluitend te vertrouwen op traditionele correspondentie, biedt Circit een veilig digitaal audittraject, waardoor het gemakkelijker wordt om openstaande bevestigingen te monitoren en efficiënt op te volgen met bewijsleveranciers.

Wederzijdse verantwoordelijkheid die voor beide partijen werkt

Een van de meest gewaardeerde aspecten van Circit bij Forrester Boyd is dat het platform verantwoordelijkheid creëert voor beide partijen: zowel auditors als klanten. De zichtbaarheid van het platform over hoe lang vragen openstaan, en bij welke partij, maakt eerlijke gesprekken over de voortgang van de audit mogelijk, zonder dubbelzinnigheid.

Deze wederzijdse verantwoordelijkheid heeft praktische gevolgen voor het tempo van de audituitvoering. Met PBC-items die voor alle partijen zichtbaar zijn, kan Forrester Boyd nu duidelijk communiceren wanneer de audit vertraging oploopt en waarom. In plaats van informeel achter klanten aan te jagen, kan het team wijzen op specifieke openstaande items en duidelijke verwachtingen scheppen.

Deze duidelijkheid is bijzonder waardevol voor tijdgevoelige opdrachten. Verschillende klanten van Forrester Boyd uploaden nu documenten naar Circit voordat het auditwerk ter plaatse zelfs maar begint, waardoor junior medewerkers het materiaal van tevoren kunnen beoordelen en de totale tijd ter plaatse wordt verminderd.

Consistente Klanttevredenheid

Voor een kantoor dat veel waarde hecht aan zijn klantrelaties, is de reactie van klanten op Circit een welkome bevestiging geweest: Forrester Boyd heeft consistent positieve feedback ontvangen van klanten die het platform gebruiken.

"Klanten die Circit gebruiken, lijken het echt te waarderen. Ze hebben me dat bij meerdere gelegenheden verteld, wat goed is om te horen."

Klanten waarderen de mogelijkheid om hun openstaande items als een duidelijke checklist te zien, documenten in bulk te uploaden en te volgen wat het auditteam heeft beoordeeld. Sommige klanten zijn zo gewend geraakt aan het platform dat ze tijdens bezoeken ter plaatse actief vragen om items aan Circit toe te voegen, in plaats van deze mondeling te bespreken, een gedrag dat de rol van de tool als een praktische werklaag in de auditrelatie onderstreept.

Voor klanten die nieuw zijn op het platform, is de onboarding-ervaring ook soepel verlopen. Het team van Forrester Boyd heeft een eenvoudig hulpblad gemaakt om minder technologie-zekere klanten te begeleiden door het registratie- en uploadproces en in de meeste gevallen navigeerden klanten het systeem zelfstandig tegen de audit van het volgende jaar.

Van Gefragmenteerde E-mails naar een Gestructureerd Auditplatform

De reis van Forrester Boyd met Circit begon met bankauditbevestigingen, aangezien het kantoor dit deel van het auditproces verder wilde moderniseren en stroomlijnen. Met een toenemend aantal banken dat overstapt op digitale bevestigingsplatforms, leidde Neal Watford, Audit Partner, een evaluatie van de beschikbare oplossingen om ervoor te zorgen dat het kantoor in lijn bleef met veranderende industriële verwachtingen en klantbehoeften.

Na een marktevaluatie werd Circit geselecteerd als het voorkeursplatform vanwege de functionaliteit, het gebruiksgemak en de afstemming met de aanpak van het kantoor om een efficiënte en veilige auditervaring te leveren.

De adoptie van de PBC-module volgde, gestimuleerd door gesprekken tussen het Circit customer success team en Neal. Wat begon als een tool voor grotere opdrachten, is gestaag uitgerold over de klantenportefeuille van het kantoor. Vandaag de dag verloopt de overgrote meerderheid van de auditopdrachten van Forrester Boyd via Circit, waarbij bankbevestigingen, PBC-verzoeken en lopende auditcorrespondentie worden omvat.

De implementatie verliep soepeler dan verwacht. Neal merkte op dat het Circit-team bijzonder behulpzaam was tijdens de onboarding, en het platform was intuïtief genoeg dat de meeste medewerkers het snel adopteerden.

Groeien met vertrouwen

Forrester Boyd is de afgelopen jaren uitgebreid, inclusief een recent geopend kantoor in Leeds en het centraliseren van het auditteam binnen het hele kantoor. Maandelijkse personeelsbeoordelingen maken nu samenwerking tussen kantoren mogelijk, waarbij middelen worden ingezet waar ze het meest nodig zijn. Circit is een praktische facilitator van dit model: met auditinformatie die toegankelijk is voor elk teamlid, ongeacht de locatie, is de samenwerking tussen kantoren vloeiender.

De mogelijkheid om een geloofwaardig digitaal auditplatform te demonstreren, heeft Forrester Boyd ook ondersteund in competitieve aanbestedingssituaties. Zoals Neal opmerkt, lopen kantoren die geen duidelijke, technologie-ondersteunde klantervaring kunnen tonen, het risico minder concurrerend te zijn bij het pitchen voor nieuw werk. Circit heeft Forrester Boyd geholpen die zaak met vertrouwen te bepleiten.

Vooruitblik

Amy verwacht dat het gebruik van Circit door Forrester Boyd zal blijven evolueren in lijn met de groei van het kantoor. Naarmate klanten steeds vaker cloudgebaseerde boekhoudsoftware adopteren, wordt meer auditwerk op afstand uitgevoerd. Platforms zoals Circit bieden de infrastructuur om levering op afstand effectief te maken zonder de kwaliteit van de auditrelatie op te offeren.

De toewijding van het kantoor aan persoonlijke klantenservice en het onderhouden van persoonlijke interacties met hun klanten blijft ongewijzigd. Circit past in dat model door frictie te verminderen, communicatie te verscherpen en zowel auditors als klanten een duidelijker beeld te geven van de stand van zaken, waardoor tijd en aandacht vrijkomen voor de gesprekken die er het meest toe doen.