Forrester Boyd & Circit: Agilizando la entrega de auditorías mediante la transparencia y la eficiencia

Visibilidad de extremo a extremo en todo el proceso de auditoría

Antes de implementar Circit, Forrester Boyd gestionaba las solicitudes de información de los clientes a través de una combinación de correo electrónico, hojas de cálculo y comunicación directa con los clientes. Aunque el proceso funcionaba bastante bien, coordinar las respuestas y supervisar los elementos pendientes a través de múltiples canales podía llevar mucho tiempo, especialmente en auditorías más grandes.

Para Amy Ennis, Asociada de Auditoría en Forrester Boyd, uno de los mayores desafíos era asegurarse de que las solicitudes se hubieran respondido de manera completa y consistente:

«A veces un cliente decía que había respondido a todo, pero aún podía faltar información o ser necesaria una aclaración adicional. Esto podía llevar a un seguimiento adicional y a la revisión de diferentes hilos de correo electrónico».

Circit ha agilizado este proceso al integrar todas las solicitudes de PBC en una plataforma estructurada donde la información puede registrarse, rastrearse y revisarse en tiempo real. Tanto el equipo de auditoría como el cliente tienen una visibilidad clara sobre lo que se ha proporcionado, lo que queda pendiente y lo que está actualmente en revisión. Para Amy, esto ha sido particularmente valioso desde la perspectiva de un revisor:

«Puedo iniciar sesión y ver rápidamente lo que hemos solicitado, lo que hemos recibido y lo que aún estamos esperando. Facilita mucho la supervisión del progreso de la auditoría y el seguimiento de dónde están las cosas, sin necesidad de buscar en múltiples correos electrónicos o conversaciones».

La misma visibilidad ha mejorado el proceso de confirmación de auditoría bancaria de la firma. En lugar de depender únicamente de la correspondencia tradicional, Circit proporciona una pista de auditoría digital segura, facilitando el seguimiento de las confirmaciones pendientes y el contacto eficiente con los proveedores de pruebas.

Responsabilidad mutua que funciona en ambos sentidos

Uno de los aspectos más valorados de Circit en Forrester Boyd es que la plataforma crea responsabilidad para ambas partes: tanto auditores como clientes. La visibilidad de la plataforma sobre cuánto tiempo han estado abiertas las consultas, y de qué lado, permite conversaciones honestas sobre el progreso de la auditoría sin ambigüedades.

Esta responsabilidad mutua tiene consecuencias prácticas para el ritmo de entrega de la auditoría. Con los elementos PBC visibles para todas las partes, Forrester Boyd ahora puede comunicar claramente cuándo la auditoría se está retrasando y por qué. En lugar de perseguir a los clientes de manera informal, el equipo puede señalar elementos pendientes específicos y establecer expectativas claras.

Esta claridad es particularmente valiosa para los compromisos con plazos ajustados. Varios clientes de Forrester Boyd ahora suben documentos a Circit incluso antes de que comience el trabajo de campo de la auditoría, lo que permite al personal junior comenzar a revisar el material con antelación y reduce el tiempo total en el sitio.

Satisfacción constante del cliente

Para una firma que otorga un valor significativo a sus relaciones con los clientes, la respuesta de los clientes a Circit ha sido una validación bienvenida: Forrester Boyd ha recibido comentarios consistentemente positivos de los clientes que utilizan la plataforma.

"A los clientes que han estado usando Circit parece gustarles mucho. Me lo han dicho en múltiples ocasiones, lo cual es bueno escuchar."

Los clientes aprecian la capacidad de ver sus elementos pendientes como una lista de verificación clara, subir documentos de forma masiva y rastrear lo que el equipo de auditoría ha revisado. Algunos clientes se han acostumbrado tanto a la plataforma que solicitan activamente que se añadan elementos a Circit durante las visitas in situ en lugar de discutirlos verbalmente, un comportamiento que habla del papel de la herramienta como una capa de trabajo práctica en la relación de auditoría.

Para los clientes nuevos en la plataforma, la experiencia de incorporación también ha sido fluida. El equipo de Forrester Boyd creó una hoja de ayuda sencilla para guiar a los clientes menos familiarizados con la tecnología a través del proceso de registro y carga y, en la mayoría de los casos, los clientes ya navegaban por el sistema de forma independiente para la auditoría del año siguiente.

De correos electrónicos fragmentados a una plataforma de auditoría estructurada

El camino de Forrester Boyd con Circit comenzó con las confirmaciones de auditoría bancaria, ya que la firma buscaba modernizar y agilizar aún más esta área del proceso de auditoría. Con un número creciente de bancos que se mueven hacia plataformas de confirmación digital, Neal Watford, Socio de Auditoría, dirigió una revisión de las soluciones disponibles para asegurar que la firma se mantuviera alineada con las cambiantes expectativas de la industria y las necesidades de los clientes.

Tras una evaluación del mercado, Circit fue seleccionada como la plataforma preferida debido a su funcionalidad, facilidad de uso y su alineación con el enfoque de la firma para ofrecer una experiencia de auditoría eficiente y segura.

La adopción del módulo PBC siguió, impulsada a través de conversaciones entre el equipo de éxito del cliente de Circit y Neal. Lo que comenzó como una herramienta para proyectos más grandes se ha extendido constantemente por toda la cartera de clientes de la firma. Hoy en día, la gran mayoría de los trabajos de auditoría de Forrester Boyd se realizan a través de Circit, abarcando confirmaciones bancarias, solicitudes PBC y correspondencia de auditoría continua.

La implementación fue más fluida de lo previsto. Neal señaló que el equipo de Circit fue particularmente útil durante la incorporación, y la plataforma era lo suficientemente intuitiva como para que la mayoría del personal la adoptara rápidamente.

Creciendo con confianza

Forrester Boyd se ha expandido en los últimos años, incluyendo una oficina recientemente abierta en Leeds y centralizando su equipo de auditoría en toda la firma. Las revisiones mensuales de personal ahora permiten la colaboración entre oficinas, con recursos desplegados donde más se necesitan. Circit ha sido un facilitador práctico de este modelo: con información de auditoría accesible para cualquier miembro del equipo, independientemente de la ubicación, la colaboración entre oficinas es más fluida.

La capacidad de demostrar una plataforma de auditoría digital creíble también ha apoyado a Forrester Boyd en situaciones de licitación competitiva. Como señala Neal, las firmas que no pueden mostrar una experiencia de cliente clara y habilitada por la tecnología corren el riesgo de ser menos competitivas al presentar propuestas para nuevos trabajos. Circit ha ayudado a Forrester Boyd a defender ese argumento con confianza.

Mirando hacia el futuro

Amy anticipa que el uso de Circit por parte de Forrester Boyd seguirá evolucionando en línea con el crecimiento de la firma. A medida que los clientes adoptan cada vez más software de contabilidad basado en la nube, se realiza más trabajo de auditoría de forma remota. Plataformas como Circit proporcionan la infraestructura para que la entrega remota sea efectiva sin sacrificar la calidad de la relación de auditoría.

El compromiso de la firma con el servicio al cliente personalizado y el mantenimiento de interacciones en persona con sus clientes permanece inalterado. Circit encaja en ese modelo al reducir la fricción, agudizar la comunicación y dar tanto a los auditores como a los clientes una visión más clara de la situación, liberando tiempo y atención para las conversaciones que más importan.