Forrester Boyd & Circit : Optimiser la prestation d'audit par la transparence et l'efficacité

Visibilité de bout en bout sur l'ensemble du processus d'audit

Avant la mise en œuvre de Circit, Forrester Boyd gérait les demandes d'informations des clients via une combinaison d'e-mails, de feuilles de calcul et de communication directe. Bien que le processus fonctionnait assez bien, la coordination des réponses et le suivi des éléments en suspens sur plusieurs canaux pouvaient être chronophages, en particulier pour les audits plus importants.

Pour Amy Ennis, collaboratrice d'audit chez Forrester Boyd, l'un des plus grands défis était de s'assurer que les demandes avaient été traitées de manière complète et cohérente :

« Parfois, un client disait avoir tout répondu, mais il pouvait encore manquer des informations ou des éclaircissements supplémentaires étaient nécessaires. Cela pouvait entraîner des relances supplémentaires et des vérifications à travers différentes chaînes d'e-mails. »

Circit a rationalisé ce processus en regroupant toutes les demandes de PBC sur une plateforme structurée où les informations peuvent être enregistrées, suivies et examinées en temps réel. L'équipe d'audit et le client ont tous deux une visibilité claire sur ce qui a été fourni, ce qui reste en suspens et ce qui est actuellement en cours d'examen. Pour Amy, cela a été particulièrement précieux du point de vue d'un réviseur :

« Je peux me connecter et voir rapidement ce que nous avons demandé, ce que nous avons reçu et ce que nous attendons encore. Cela facilite grandement la supervision de l'avancement de l'audit et le suivi des dossiers, sans avoir besoin de chercher dans de multiples e-mails ou conversations. »

Cette même visibilité a amélioré le processus de confirmation bancaire d'audit du cabinet. Plutôt que de s'appuyer uniquement sur la correspondance traditionnelle, Circit fournit une piste d'audit numérique sécurisée, facilitant le suivi des confirmations en suspens et les relances efficaces auprès des fournisseurs de preuves.

Une responsabilité mutuelle qui fonctionne dans les deux sens

L'un des aspects les plus appréciés de Circit chez Forrester Boyd est que la plateforme crée une responsabilisation pour les deux parties : auditeurs et clients. La visibilité de la plateforme sur la durée d'ouverture des requêtes, et de quel côté, permet des conversations honnêtes sur l'avancement de l'audit sans ambiguïté.

Cette responsabilité mutuelle a des conséquences pratiques sur le rythme de la réalisation de l'audit. Les éléments PBC étant visibles par toutes les parties, Forrester Boyd peut désormais communiquer clairement quand et pourquoi l'audit est retardé. Plutôt que de relancer les clients de manière informelle, l'équipe peut désigner des éléments spécifiques en attente et fixer des attentes claires.

Cette clarté est particulièrement précieuse pour les missions urgentes. Plusieurs clients de Forrester Boyd téléversent désormais des documents sur Circit avant même le début des travaux d'audit sur le terrain, ce qui permet au personnel junior de commencer à examiner les documents à l'avance et de réduire le temps global passé sur site.

Satisfaction client constante

Pour un cabinet qui accorde une grande importance à ses relations clients, la réaction des clients à Circit a été une validation bienvenue : Forrester Boyd a reçu des retours constamment positifs de la part des clients qui utilisent la plateforme.

"Les clients qui utilisent Circit semblent vraiment l'apprécier. Ils me l'ont dit à plusieurs reprises, ce qui est bon à entendre."

Les clients apprécient la possibilité de voir leurs éléments en attente sous forme de liste de contrôle claire, de téléverser des documents en masse et de suivre ce que l'équipe d'audit a examiné. Certains clients sont devenus si habitués à la plateforme qu'ils demandent activement que des éléments soient ajoutés à Circit lors des visites sur site plutôt que d'en discuter verbalement, un comportement qui témoigne du rôle de l'outil en tant que couche de travail pratique dans la relation d'audit.

Pour les clients qui découvrent la plateforme, l'expérience d'intégration a également été fluide. L'équipe de Forrester Boyd a créé une simple fiche d'aide pour guider les clients moins à l'aise avec la technologie à travers le processus d'inscription et de téléversement, et dans la plupart des cas, les clients naviguaient de manière autonome dans le système dès l'audit de l'année suivante.

Des e-mails fragmentés à une plateforme d'audit structurée

Le parcours de Forrester Boyd avec Circit a commencé par les confirmations d'audit bancaire, alors que le cabinet cherchait à moderniser et à rationaliser davantage ce domaine du processus d'audit. Avec un nombre croissant de banques se tournant vers des plateformes de confirmation numériques, Neal Watford, associé d'audit, a mené un examen des solutions disponibles pour s'assurer que le cabinet restait aligné sur l'évolution des attentes du secteur et des besoins des clients.

Suite à une évaluation du marché, Circit a été sélectionnée comme plateforme privilégiée en raison de ses fonctionnalités, de sa facilité d'utilisation et de son alignement avec l'approche du cabinet pour offrir une expérience d'audit efficace et sécurisée.

L'adoption du module PBC a suivi, promue par des conversations entre l'équipe de réussite client de Circit et Neal. Ce qui a commencé comme un outil pour les missions plus importantes s'est progressivement étendu à l'ensemble du portefeuille clients du cabinet. Aujourd'hui, la grande majorité des missions d'audit de Forrester Boyd passent par Circit, couvrant les confirmations bancaires, les demandes PBC et la correspondance d'audit continue.

La mise en œuvre s'est déroulée plus facilement que prévu. Neal a noté que l'équipe Circit avait été particulièrement utile lors de l'intégration, et que la plateforme était suffisamment intuitive pour que la plupart des employés l'adoptent rapidement.

Se développer en toute confiance

Forrester Boyd s'est développé ces dernières années, notamment avec l'ouverture récente d'un bureau à Leeds et la centralisation de son équipe d'audit à travers le cabinet. Les revues mensuelles des effectifs permettent désormais une collaboration entre les bureaux, avec des ressources déployées là où elles sont le plus nécessaires. Circit a été un facilitateur pratique de ce modèle : les informations d'audit étant accessibles à tout membre de l'équipe, quel que soit son emplacement, la collaboration inter-bureaux est plus fluide.

La capacité à démontrer une plateforme d'audit numérique crédible a également soutenu Forrester Boyd dans les situations d'appels d'offres concurrentiels. Comme le souligne Neal, les cabinets qui ne peuvent pas présenter une expérience client claire, basée sur la technologie, risquent d'être moins compétitifs lors de la présentation de nouvelles missions. Circit a aidé Forrester Boyd à défendre cette position avec confiance.

Perspectives

Amy anticipe que l'utilisation de Circit par Forrester Boyd continuera d'évoluer en ligne avec la croissance du cabinet. À mesure que les clients adoptent de plus en plus des logiciels de comptabilité basés sur le cloud, davantage de travaux d'audit sont effectués à distance. Des plateformes comme Circit fournissent l'infrastructure nécessaire pour rendre la prestation à distance efficace sans sacrifier la qualité de la relation d'audit.

L'engagement du cabinet envers un service client personnalisé et le maintien d'interactions en personne avec ses clients reste inchangé. Circit s'inscrit dans ce modèle en réduisant les frictions, en affinant la communication et en donnant aux auditeurs et aux clients une vision plus claire de la situation, libérant ainsi du temps et de l'attention pour les conversations les plus importantes.