Wie McCabe Ford Williams die Zusammenarbeit mit Kunden durch Circit optimierte

Vor Circit

Die Zusammenarbeit mit Kunden bringt einige zentrale Herausforderungen mit sich: reibungslose und zeitnahe Kommunikation, Kundenzufriedenheit, die Verwaltung der Arbeitslast für den Prüfer und das Prüfungsteam sowie die Übersicht über die verschiedenen Kommunikationen, Dateien und Kommentare wie Ausnahmen.

Wie hat McCabe Ford Williams das vor Circit gehandhabt? Sam: „Vor Circit nutzten wir eine Cloud-Dokumentenfreigabeplattform. Wir luden dort alle Kundeninformationen hoch, aber eine der größten Herausforderungen waren die vielen verschiedenen Wege, auf denen wir Daten vom Kunden erhielten. Zum Beispiel war ich vielleicht vor Ort, in welchem Fall ich persönlich mit dem Finanzmanager gesprochen hätte und dieser mir dann die benötigten Dokumente übergeben hätte. Es gab auch Telefonate oder E-Mails mit mir oder einem anderen Mitglied des Prüfungsteams. Dies führte dazu, dass viele verschiedene Arten von Informationen an vielen verschiedenen Orten bereitgestellt wurden.“

Die Organisation wurde schnell zu einer Herausforderung. „Sich selbst zu organisieren ist Teil der Arbeit, aber sobald man etwas vergisst, fangen die Probleme an. Eine zentrale Tabelle zu pflegen ist zeitaufwendig, und wenn man andere Formate, wie ein Telefongespräch mit dem Kunden, hinzumischt, verliert man leicht den Überblick. Menschliche Fehler sind in diesem Fall fast unvermeidlich.“
Eine weitere häufige Hürde, mit der Prüfer und ihre Teams zu kämpfen haben, ist die Reaktionsfähigkeit der Kunden. Ein schlechter Informationsfluss kann zu verpassten Fristen führen.

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„Was wir täglich nutzen, ist die PBC-Liste. Es ist sehr einfach, alle unsere ersten Anfragen an Kunden weit im Voraus vor Beginn der Prüfung zu versenden: Ich kann mich heute dort anmelden und innerhalb von 10 Minuten alle PBC-Anfragen vom letzten Jahr überprüfen und übertragen – dies beinhaltet das Ändern von Fristen und Zuständigkeiten. Das dauert nur 10-20 Minuten und stellt sicher, dass alles vorhanden ist.“

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„Gelegentlich haben wir etwas angefragt und zwei Wochen lang keine Antwort erhalten, und der Kunde antwortete, er sei sich nicht bewusst gewesen, dass die Informationen angefordert wurden. Zuvor, in diesem Stadium, wenn die Anfrage persönlich oder telefonisch erfolgt war, konnte ich nicht beweisen, dass ich die Informationen überhaupt angefordert hatte. Indem jede Anfrage in Circit hinterlegt wird, gibt es einen klaren Prüfpfad, der geholfen hat, dieses Problem zu beseitigen.“  

Darüber hinaus können ohne zentralisierte Informationen Probleme entstehen, wenn ein Mitglied des Prüfungsteams im Urlaub oder anderweitig nicht verfügbar ist. In diesem Fall können deren E-Mails, Telefonate und Notizen nicht abgerufen werden.

Auf der Suche nach Verbesserungen

Wie begann McCabe Ford Williams nach einer besseren Arbeitsweise zu suchen, als diese Herausforderungen offensichtlich wurden? „Wir suchten nach Effizienzsteigerungen, um die Wirtschaftlichkeit zu verbessern, gleichzeitig einen professionellen Service zu bieten und die Kundenbeziehungen zu stärken. Circit wurde von einem der Manager empfohlen. Bevor er zu McCabe Ford Williams kam, hatte er Circit bereits genutzt und wusste, dass es unsere Situation sofort verbessern würde.“  

Mit schneller Zustimmung der Geschäftsleitung gab es keine Notwendigkeit, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass die Nutzung von Circit der beste Weg nach vorne war.  

Auch die Kundenreaktionen waren von Anfang an positiv. „In der Wirtschaftsprüfung arbeitet man mit Finanzmanagern, Finanzdirektoren oder Personen zusammen, die mit Technologie vertraut sind. Dennoch gibt es einige Kunden, die etwas altmodischer sind und es früher vorgezogen haben, bestimmte Unterlagen auf ineffiziente Weise zu versenden. Aber selbst diese Kunden haben positiv auf Circit reagiert. Die meisten unserer Kunden sind jedoch offen für den Einsatz von Technologie, da sie die gleichen Probleme erleben wie wir: Unmengen von E-Mails, die man durchforsten muss.“

„Circit hat eine sehr gute und leicht verständliche Benutzeroberfläche, sodass die Kunden schnell damit zurechtkamen. Die Plattform ermöglicht es allen Mitgliedern des Prüfungsteams, auf dem Laufenden zu bleiben. Unsere Kunden, die es nutzen, sind begeistert.“

Implementierung und darüber hinaus

Obwohl Circit McCabe Ford Williams intern von einem Mitarbeiter empfohlen wurde, gab es dennoch Auswahlkriterien, um sicherzustellen, dass die zu implementierende Technologie alle Anforderungen erfüllte. Die neue Lösung sollte dazu beitragen, menschliche Fehler zu vermeiden, Zeitverschwendung zu verhindern und einen klaren, für alle zugänglichen Informationspfad zu schaffen.  

„Der Hauptgrund für die Einführung eines neuen Anbieters ist, effizienter zu sein: Aufträge schneller erledigen, nicht so viel Zeit mit administrativen Aufgaben verschwenden und die Kunden zufriedenstellen. All das haben wir in Circit gefunden. Für Wirtschaftsprüfer ist die Arbeit sehr anspruchsvoll und intensiv. Alles, was diesen Stress reduziert, wird immer gut angenommen. Genau das leistet Circit: Es nimmt den Stress, all diese Informationen verwalten zu müssen, und speichert sie zentral.“

Die neue Plattform wurde schnell von Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen angenommen. „Wie bei jedem neuen System ist am Anfang alles anders und man muss sich erst daran gewöhnen. Aber wenn ich mir Circit jetzt ansehe, weiß ich, wo alles ist, alles ist für mich logisch. Es ist eine wirklich gute Benutzeroberfläche, sehr benutzerfreundlich, und wenn man weiß, wo die Dinge sind, hat man es in wenigen Minuten erledigt.“

Wie wird Circit also bei McCabe Ford Williams eingesetzt?  

„Was wir täglich nutzen, ist die PBC-Liste. Es ist sehr einfach, alle unsere ersten Anfragen an Kunden weit im Voraus vor Beginn der Prüfung zu versenden: Ich kann mich heute einfach anmelden und innerhalb von 10-20 Minuten alle PBC-Anfragen vom letzten Jahr überprüfen und übertragen – dazu gehört auch das Ändern von Fristen und Zuständigkeiten.“

Obwohl Informationen bei McCabe Ford Williams nun frei fließen, gibt es auch eine andere Seite der Medaille.  

„Eine Herausforderung ist, dass die Dinge manchmal etwas informell wirken können. In einer E-Mail verbringt man mehr Zeit mit Höflichkeiten, aber jetzt schicken wir einfach eine kurze Nachricht oder sagen nur Danke. Der Vorteil ist, dass man Dinge schnell versenden kann und keine Zeit mit E-Mails verbringen muss. Infolgedessen haben wir begonnen, bewusst den Kunden anzurufen oder Teams-Anrufe während der Prüfung zu tätigen, um die Beziehung außerhalb eines Online-Chatfensters aufrechtzuerhalten.“

Da Prüfungen nach Covid größtenteils oder vollständig remote durchgeführt werden, ist der Kundenkontakt schwieriger herzustellen, obwohl die Vorteile einer schnellen, klaren und unkomplizierten Kommunikation die Nachteile bei weitem überwiegen.  

„Informationsseitig können wir sicherstellen, dass wir bekommen, was wir brauchen, und wir können zeigen, dass wir Dinge angefordert haben. Wenn man dann sagen kann: ‚An diesem Datum habe ich Sie um dies und das gebeten, haben Sie ein Update?‘, schafft das Klarheit für alle Beteiligten.“

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Fazit

McCabe Ford Williams hat einen langen Weg vom Cloud-Dateiaustausch bis zur vollständigen Nutzung der durch Circit ermöglichten Verbesserungen der Kundenzusammenarbeit zurückgelegt.  

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Mit zufriedenen Kunden lassen sich Beziehungen leichter pflegen, der Ruf des Unternehmens wird gestärkt und es wird mehr Zeit für die Prüfungsarbeit anstatt für administrative Aufgaben aufgewendet. Diese sehr greifbaren Vorteile machen für die Kunden von McCabe Ford Williams einen Unterschied und ermöglichen es dem Unternehmen, auch mehr als 80 Jahre später die moderne und innovative Kanzlei zu bleiben, die es 1936 sein wollte, und darüber hinaus.