Moore Polska spart 20 Stunden pro Prüfung durch Circits PBC- und Bestätigungsanfragen.

Manuelle Prozesse und Ineffizienzen

Vor der Implementierung von Circit stand Moore Polska vor mehreren Herausforderungen in ihren Prüfungsprozessen:

1. Die manuelle Vorbereitung und der Versand aller Arten von Anfragen (Banken, Anwälte, Kunden, Lieferanten und Auftragnehmer) verbrauchten erhebliche Zeit und Ressourcen.
2. Antworten wurden manuell gespeichert, was die Nachverfolgung und Aktualisierung von Dokumentenstatus erschwerte und oft zu Ineffizienzen und Verzögerungen führte.
3. Das Fehlen eines zentralisierten Systems verschärfte diese Herausforderungen, was zu weiteren Ineffizienzen und verlängerten Zeitplänen bei der Beschaffung kritischer Prüfungsnachweise führte.
4. Das Zusammentragen fehlender Dokumente war eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe, die den Prüfungsprozess und die Effizienz zusätzlich behinderte.
5. Der ständige Bedarf an Nachfassaktionen und die Verwaltung der Kundenreaktionsfähigkeit erhöhte die Komplexität erheblich und steigerte die Arbeitsbelastung der Prüfungsteams.

Die Lösung mit Circit

Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Circit-Team gelang Moore Polska ein nahtloser Übergang zu einem effizienteren und optimierten Prüfungsprozess. Circits Lösungen boten:

• Circits Plattform verbesserte die Kundenkommunikation und -reaktionsfähigkeit, was zu stärkeren Beziehungen und pünktlichen Einreichungen führte.
• Standardisierte Vorlagen und automatisierte Workflows minimierten Fehler, wodurch die Zuverlässigkeit und Integrität des Prüfungsprozesses verbessert wurden.
• Automatisierte Prozesse sparten den Teams von Moore Polska bis zu 20 Stunden pro Prüfung ein, reduzierten den Verwaltungsaufwand und ermöglichten es ihnen, sich auf hochwertige Aufgaben zu konzentrieren.
• Echtzeit-Transparenz über den Status von Anfragen ermöglichte schnelle Nachfassaktionen und verhinderte Verzögerungen, was einen reibungsloseren Prüfungsablauf gewährleistete.
• Automatisierung und standardisierte Prozesse minimierten das Risiko menschlicher Fehler, was zu genaueren und zuverlässigeren Prüfungsergebnissen führte.

Implementierung von Circit

Die Zusammenarbeit mit Circit begann während der Hochphase der Arbeitszeit von Moore Polska, was eine Änderung der etablierten Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter erforderte. Trotz der Herausforderungen verlief der Implementierungsprozess reibungslos und effizient. Alle Probleme mit der Plattform wurden umgehend behoben und regelmäßig aktualisiert.
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Die Implementierung von Circit während der Hochsaison ermöglichte es Moore Polska, kontinuierlich Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren. Diese kontinuierliche Feedbackschleife ermöglichte die schnelle Einarbeitung von Änderungs- und Entwicklungsvorschlägen, wodurch die Effizienz der Mitarbeiterabläufe erheblich beschleunigt wurde.

„Circit hat unseren Ansatz zur Verwaltung von Prüfanfragen und der Kommunikation mit Kunden erheblich optimiert. Die automatische Anfragengenerierung der Plattform und die Möglichkeit für Kunden, direkt über Circit zu antworten, steigern unsere Effizienz und minimieren unseren Aufwand. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es uns, potenzielle Verzögerungen schnell zu erkennen und den Archivierungsprozess zu verbessern. Seit wir Circit nutzen, werden PDFs, deren Erstellung zuvor etwa 3 Minuten dauerte, jetzt in nur 3 Sekunden fertiggestellt, was zu erheblichen Zeiteinsparungen führt.“

Diese bemerkenswerte Verbesserung von 98 % zeigt den außergewöhnlichen Wert von Circit bei der Optimierung von Abläufen und der erheblichen Steigerung der Produktivität.

Nächste Schritte

Derzeit nutzt Moore Polska drei zentrale Circit-Produkte: Bestätigungsanfragen, PBC und AR/AP. Für die Zukunft plant Moore Polska, die Partnerschaft mit Circit fortzusetzen und ist bestrebt, zusätzliche Produkte und Plattformverbesserungen zu erkunden.

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