Moore Polska bespaart 20 uur per audit met de PBC- en bevestigingsverzoeken van Circit.

Handmatige processen en inefficiënties

Voor de implementatie van Circit stond Moore Polska voor verschillende uitdagingen in hun auditprocessen:

1. Handmatige voorbereiding en verzending van allerlei soorten verzoeken (banken, advocaten, klanten, leveranciers en aannemers) kostte aanzienlijk veel tijd en middelen.
2. Reacties werden handmatig opgeslagen, wat het volgen en bijwerken van documentstatussen bemoeilijkte en vaak leidde tot inefficiënties en vertragingen.
3. De afwezigheid van een gecentraliseerd systeem verergerde deze uitdagingen, wat bijdroeg aan verdere inefficiënties en langere doorlooptijden bij het verkrijgen van cruciaal auditbewijs.
4. Het verzamelen van ontbrekende documenten was een moeizame en tijdrovende taak, wat het auditproces en de efficiëntie verder belemmerde.
5. De voortdurende behoefte aan follow-ups en het beheren van de responsiviteit van klanten voegde aanzienlijke complexiteit toe en verhoogde de werkdruk voor auditteams.

De oplossing met Circit

Door nauw samen te werken met het Circit-team, realiseerde Moore Polska een naadloze overgang naar een efficiënter en gestroomlijnder auditproces. De oplossingen van Circit boden:

• Het platform van Circit verbeterde de communicatie met klanten en hun responsiviteit, wat resulteerde in sterkere relaties en tijdige indieningen.
• Gestandaardiseerde sjablonen en geautomatiseerde workflows minimaliseerden fouten, waardoor de betrouwbaarheid en integriteit van het auditproces werden verbeterd.
• Geautomatiseerde processen bespaarden tot 20 uur per audit voor de teams van Moore Polska, waardoor de administratieve last werd verminderd en zij zich konden richten op taken met een hogere waarde.
• Realtime inzicht in de status van verzoeken maakte snelle follow-ups mogelijk en voorkwam vertragingen, wat zorgde voor een soepeler auditworkflow.
• Automatisering en gestandaardiseerde processen minimaliseerden het risico op menselijke fouten, wat leidde tot nauwkeurigere en betrouwbaardere auditresultaten.

Circit implementeren

De samenwerking met Circit begon tijdens de drukste periode van het werkseizoen van Moore Polska, waardoor medewerkers hun vaste werkwijzen moesten aanpassen. Ondanks de uitdagingen verliep het implementatieproces soepel en efficiënt. Eventuele problemen met het platform werden snel aangepakt en regelmatig bijgewerkt.
‍
Door Circit te implementeren tijdens het drukke seizoen kon Moore Polska continu verbeterpunten identificeren. Deze continue feedbackloop maakte de snelle integratie van voorstellen voor verandering en ontwikkeling mogelijk, waardoor de efficiëntie van de werkprocessen van medewerkers aanzienlijk werd versneld.

“Circit heeft onze aanpak voor het beheren van auditverzoeken en cliëntcommunicatie aanzienlijk gestroomlijnd. De automatische generatie van verzoeken door het platform en de mogelijkheid voor cliënten om direct via Circit te reageren, vergroten onze efficiëntie en minimaliseren onze betrokkenheid. De intuïtieve interface stelt ons in staat om snel potentiële vertragingen te identificeren en het archiveringsproces te verbeteren. Sinds we Circit gebruiken, worden PDF's die voorheen ongeveer 3 minuten kostten, nu in slechts 3 seconden voorbereid, wat resulteert in aanzienlijke tijdsbesparingen.”

Deze opmerkelijke verbetering van 98% toont de uitzonderlijke waarde van Circit aan bij het stroomlijnen van werkzaamheden en het aanzienlijk verhogen van de productiviteit.

Volgende stappen

Momenteel maakt Moore Polska gebruik van drie belangrijke Circit-producten: Confirmation Requests, PBC en AR/AP. Vooruitkijkend is Moore Polska van plan de samenwerking met Circit voort te zetten en is het enthousiast over het verkennen van aanvullende producten en platformverbeteringen.

‍