Moore Polska économise 20 heures par audit grâce aux demandes PBC et de confirmation de Circit.

Processus manuels et inefficacités

Avant la mise en œuvre de Circit, Moore Polska était confrontée à plusieurs défis dans ses processus d'audit :

1. La préparation et l'envoi manuels de tous types de demandes (banques, avocats, clients, fournisseurs et sous-traitants) consommaient un temps et des ressources considérables.
2. Les réponses étaient stockées manuellement, ce qui compliquait le suivi et la mise à jour des statuts des documents, entraînant souvent des inefficacités et des retards.
3. L'absence d'un système centralisé a exacerbé ces défis, contribuant à de nouvelles inefficacités et à des délais prolongés pour l'obtention de preuves d'audit essentielles.
4. La compilation des documents manquants était une tâche fastidieuse et chronophage, entravant davantage le processus d'audit et son efficacité.
5. Le besoin constant de relances et la gestion de la réactivité des clients ajoutaient une complexité significative et augmentaient la charge de travail des équipes d'audit.

La solution avec Circit

En étroite collaboration avec l'équipe Circit, Moore Polska a réussi une transition en douceur vers un processus d'audit plus efficace et rationalisé. Les solutions de Circit ont permis :

• La plateforme de Circit a amélioré la communication et la réactivité des clients, ce qui a renforcé les relations et permis des soumissions en temps voulu.
• Les modèles standardisés et les flux de travail automatisés ont minimisé les erreurs, améliorant la fiabilité et l'intégrité du processus d'audit.
• Les processus automatisés ont permis aux équipes de Moore Polska d'économiser jusqu'à 20 heures par audit, réduisant la charge administrative et leur permettant de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
• La visibilité en temps réel sur l'état des demandes a permis des relances rapides et a évité les retards, assurant un flux de travail d'audit plus fluide.
• L'automatisation et les processus standardisés ont minimisé le risque d'erreur humaine, conduisant à des résultats d'audit plus précis et fiables.

Mise en œuvre de Circit

La collaboration avec Circit a débuté au plus fort de la saison de travail de Moore Polska, ce qui a nécessité un changement dans les modes de fonctionnement établis pour les employés. Malgré les défis, le processus de mise en œuvre a été fluide et efficace. Tout problème lié à la plateforme a été résolu rapidement et mis à jour régulièrement.
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L'implémentation de Circit pendant la haute saison a permis à Moore Polska d'identifier continuellement les domaines à améliorer. Cette boucle de rétroaction continue a permis l'intégration rapide de propositions de changement et de développement, accélérant considérablement l'efficacité des flux de travail des employés.

« Circit a considérablement rationalisé notre approche de la gestion des demandes d'audit et des communications avec les clients. La génération automatique des demandes par la plateforme et la possibilité pour les clients de répondre directement via Circit améliorent notre efficacité et minimisent notre implication. Son interface intuitive nous permet d'identifier rapidement les retards potentiels et d'améliorer le processus d'archivage. Depuis que nous utilisons Circit, la préparation des PDF qui prenait auparavant environ 3 minutes se fait désormais en seulement 3 secondes, ce qui représente un gain de temps considérable. »

Cette amélioration remarquable de 98 % démontre la valeur exceptionnelle de Circit pour rationaliser les opérations et stimuler considérablement la productivité.

Prochaines étapes

Actuellement, Moore Polska utilise trois produits clés de Circit : les demandes de confirmation, le PBC et les AR/AP.Pour l'avenir, Moore Polska prévoit de poursuivre son partenariat avec Circit et est enthousiaste à l'idée d'explorer des produits supplémentaires et des améliorations de la plateforme.

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