Moore Polska ahorra 20 horas por auditoría con las solicitudes PBC y de confirmación de Circit.

Procesos manuales e ineficiencias

Antes de implementar Circit, Moore Polska se enfrentaba a varios desafíos en sus procesos de auditoría:

1. La preparación y el envío manual de todo tipo de solicitudes (bancos, abogados, clientes, proveedores y contratistas) consumían una cantidad significativa de tiempo y recursos.
2. Las respuestas se almacenaban manualmente, lo que complicaba el seguimiento y la actualización del estado de los documentos, lo que a menudo resultaba en ineficiencias y retrasos.
3. La ausencia de un sistema centralizado exacerbaba estos desafíos, contribuyendo a mayores ineficiencias y plazos prolongados en la obtención de evidencia de auditoría crítica.
4. La recopilación de documentos faltantes era una tarea tediosa y que consumía mucho tiempo, lo que obstaculizaba aún más el proceso de auditoría y la eficiencia.
5. La necesidad constante de seguimientos y la gestión de la capacidad de respuesta del cliente añadía una complejidad significativa y aumentaba la carga de trabajo para los equipos de auditoría.

La solución con Circit

Colaborando estrechamente con el equipo de Circit, Moore Polska logró una transición fluida hacia un proceso de auditoría más eficiente y optimizado. Las soluciones de Circit proporcionaron:

• La plataforma de Circit mejoró la comunicación y la capacidad de respuesta del cliente, lo que resultó en relaciones más sólidas y entregas a tiempo.
• Las plantillas estandarizadas y los flujos de trabajo automatizados minimizaron los errores, mejorando la fiabilidad y la integridad del proceso de auditoría.
• Los procesos automatizados ahorraron hasta 20 horas por auditoría a los equipos de Moore Polska, reduciendo la carga administrativa y permitiéndoles centrarse en tareas de alto valor.
• La visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes permitió seguimientos rápidos y evitó retrasos, asegurando un flujo de trabajo de auditoría más fluido.
• La automatización y los procesos estandarizados minimizaron el riesgo de error humano, lo que condujo a resultados de auditoría más precisos y fiables.

Implementación de Circit

La colaboración con Circit comenzó durante el pico de la temporada de trabajo de Moore Polska, lo que requirió un cambio en los patrones operativos establecidos para los empleados. A pesar de los desafíos, el proceso de implementación fue fluido y eficiente. Cualquier problema con la plataforma se abordó con prontitud y se actualizó regularmente.
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La implementación de Circit durante la temporada alta permitió a Moore Polska identificar continuamente áreas de mejora. Este ciclo de retroalimentación continuo posibilitó la rápida incorporación de propuestas de cambio y desarrollo, acelerando significativamente la eficiencia de los flujos de trabajo de los empleados.

“Circit ha optimizado significativamente nuestro enfoque para gestionar las solicitudes de auditoría y las comunicaciones con los clientes. La generación automática de solicitudes de la plataforma y la capacidad de los clientes para responder directamente a través de Circit, mejoran nuestra eficiencia y minimizan nuestra intervención. Su interfaz intuitiva nos permite identificar rápidamente posibles retrasos y mejorar el proceso de archivo. Desde que empezamos a usar Circit, la preparación de PDFs que antes tardaba unos 3 minutos ahora se realiza en solo 3 segundos, lo que se traduce en un ahorro de tiempo considerable.”

Esta notable mejora del 98% demuestra el valor excepcional de Circit para optimizar las operaciones y aumentar significativamente la productividad.

Próximos pasos

Actualmente, Moore Polska utiliza tres productos clave de Circit: Confirmation Requests, PBC y AR/AP.De cara al futuro, Moore Polska planea continuar su asociación con Circit y está entusiasmada con la exploración de productos adicionales y mejoras de la plataforma.

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