Rabobank y BDO NL: Sentando las bases para datos de auditoría continuos y fiables

‍Acceso a datos totalmente digital y basado en el consentimiento

En el centro de la solución se encuentra un flujo de consentimiento seguro y totalmente digital que permite a los clientes de Rabobank compartir sus datos bancarios directamente con su auditor a través de Circit.

Para Rabobank, esto encaja perfectamente con su estrategia de finanzas integradas y los próximos requisitos regulatorios. Como explica Frans van der Lugt, Gerente de Socios Estratégicos de Rabobank:

«Ahora estamos a la vanguardia en el ámbito de las regulaciones con este producto. Cuando los contables necesitan estos datos, pueden recuperarlos a través de sus clientes y eso mejora la experiencia del cliente para nuestros clientes finales y para los contables. Es una combinación y un encaje perfectos».

Anteriormente, los clientes descargaban manualmente archivos CAMT y detalles de lotes, y los enviaban por correo electrónico a su auditor o los subían al portal de clientes del auditor, un proceso que consumía mucho tiempo e introducía riesgos. Como describe Claire van Ingen, Gerente de Producto de Open Banking en Rabobank:

«Cada año, los clientes tienen que buscar toda esta información financiera. Eso lleva mucho tiempo. Causa fricción para el cliente y para el contable y no se abordan posibles elementos de fraude, porque al manejar los datos de forma manual, existe el riesgo de que los datos sean manipulados o se omitan».

Con el nuevo modelo, los clientes mantienen el control total: pueden otorgar y revocar el consentimiento en cualquier momento. El proceso es transparente y seguro, eliminando el manejo manual y empoderando a clientes y auditores para que centren su atención en tareas que generen más valor.

Como señala Claire, enviar archivos CAMT sensibles manualmente es inherentemente arriesgado; el nuevo proceso es más seguro y completo en un único flujo digital.

Fiabilidad directa del banco y riesgo de fraude reducido

Para BDO NL, el avance clave fue la fiabilidad. Antes de Circit, la firma ya utilizaba paneles de control y análisis automatizados, pero la adquisición de datos aún dependía de que los clientes descargaran manualmente del banco y subieran los archivos al portal de clientes de BDO.

Marco de Kruijk, Gerente Senior de Innovación y Tecnología de Auditoría en BDO NL, explica:

«Con Circit, podemos tener acceso directo a los datos transaccionales de Rabobank. Es mucho más fiable obtener estos datos directamente del banco: significa que siempre están actualizados y no pueden ser modificados por el cliente. Antes de Circit, también utilizábamos datos bancarios en nuestras auditorías, pero los clientes de Rabobank tenían que descargar los detalles de los lotes por separado, a veces más de 156 archivos por encargo cuando había varias cuentas implicadas. Esto creaba una pesada carga administrativa y el riesgo de envíos incompletos».

Al permitir a los auditores recuperar datos de origen directamente del banco, la solución elimina el riesgo de manipulación de archivos y reduce significativamente la posibilidad de transacciones perdidas. También refuerza la prevención del fraude: los auditores pueden rastrear los pagos hasta datos bancarios verificados en lugar de depender únicamente de los registros contables internos.

Automatización y calidad de auditoría a escala

BDO NL ha estado durante mucho tiempo a la vanguardia digital, utilizando pruebas automatizadas para, entre otros, deudores, acreedores y análisis de facturas de compra. Sin embargo, la incorporación de datos bancarios verificados mejora lo que es posible con la analítica.

Marco explica que los datos bancarios directos permiten comprobaciones más profundas:

«Cuando también se tienen los datos bancarios a través de Circit, se puede ir más allá, rastreando también el pago. También se podría verificar si se ha pagado al proveedor correcto y a la cuenta bancaria correcta. Eso aumentaría la calidad de su auditoría».

La ambición de la firma es reducir la dependencia del muestreo y reemplazarlo con pruebas al 100%. El análisis de datos y el acceso a datos bancarios fiables y actualizados respaldan esto y otros casos de uso avanzados, como la identificación de asientos contables inusuales.

Para Rabobank, este ecosistema de datos más amplio es igualmente estratégico. Frans describe Circit como parte de la «cabina financiera» del auditor, lo que permite obtener información sobre la prevención del fraude, el flujo de caja y las oportunidades de financiación.

La colaboración no se detiene en el acceso transaccional; abre la puerta a servicios completamente nuevos basados en datos fiables.

Una base para la auditoría continua

Tanto Rabobank como BDO NL ven esto como el comienzo de un cambio hacia la auditoría continua.
Claire destaca la diferencia entre el acceso anual y el acceso continuo a los datos:

«Recibir este tipo de datos de forma continua permite a los usuarios configurar nuevos tipos de paneles de control y flujos de trabajo en tiempo real».

Para BDO NL, la visión es aún más amplia. Marco describe un futuro en el que los auditores supervisan proactivamente los riesgos durante todo el año:

«Podríamos realizar una auditoría más continua, donde, por ejemplo, recibamos automáticamente las transacciones periódicamente, e indiquemos inmediatamente valores atípicos, anomalías, riesgos o realicemos ciertos procedimientos de auditoría de forma automática. Eso nos permitiría ser muy proactivos y podría cambiar nuestra auditoría de ir al cliente dos veces al año a ser más continua. El acceso continuo permitiría a los auditores alertar a los clientes en cuestión de días o semanas si se detectan anomalías, en lugar de identificar los problemas más tarde». - Marco de Kruijk

Esto no solo mejora la calidad de la auditoría, sino que también aumenta el valor entregado a los clientes.

Cocreación en todo el ecosistema

Una característica distintiva de la colaboración entre Rabobank y Circit fue la cocreación.

Rabobank había desarrollado sus capacidades de banca integrada y gestión de socios para apoyar la innovación con socios no tradicionales. Circit se acercó al banco con un sólido conocimiento del mercado y persistencia. Como señala Frans, la profunda comprensión de Circit sobre lo que necesitan los contadores y auditores fue de "gran ayuda".

El producto se desarrolló mediante una estrecha colaboración entre los propietarios de producto de Rabobank y Circit:

“Realmente fue una cocreación: nuestros propietarios de producto sentados con los propietarios de producto de Circit y discutiendo las cosas juntos. Encajó perfectamente con nuestro público objetivo y los roles dentro del ecosistema.” - Frans van der Lugt, Rabobank

Para BDO NL, el momento era crítico. Una vez que Rabobank habilitó el acceso directo, resolvió un problema de larga data, particularmente en torno a los detalles de los lotes, haciendo que un nuevo piloto con Circit fuera viable y exitoso.

La capacidad de respuesta de Circit destacó para BDO NL:

“El equipo de Circit es muy receptivo, y nuestro gerente de éxito del cliente dedicado ayudó mucho."

La seguridad y el cumplimiento eran igualmente importantes. La documentación del Centro de Confianza de Circit sobre PSD2 y SOC 2 ayudó a BDO NL a responder con confianza las consultas de clientes y oficiales de seguridad.

Impacto Medible: Tiempo, Satisfacción y Confianza

Aunque el ahorro de tiempo puede ser difícil de cuantificar con precisión, ambas organizaciones informan claras ganancias de eficiencia.

En BDO NL, los colegas estaban ansiosos por adoptar la solución debido a la carga administrativa asociada con las descargas manuales.

Los equipos financieros de los clientes de BDO NL se benefician de la reducción de solicitudes de información, mientras que la dirección valora auditorías más rápidas y un mayor enfoque en riesgos de alto nivel en lugar de detalles administrativos.

Rabobank también ha recibido comentarios muy positivos de sus clientes, particularmente en torno a la naturaleza totalmente digital del proceso y sus elementos de prevención de fraude.

El cambio también aumenta la transparencia. En el pasado, los clientes enviaban archivos sensibles por correo electrónico sin total claridad sobre el manejo de datos. Hoy, el flujo de consentimiento permite a sus usuarios finales compartir sus datos de forma totalmente segura y digital, aliviando las preocupaciones normalmente asociadas con el intercambio de datos.

Para recuperar un año completo de datos bancarios de 2025, el consentimiento debe otorgarse antes del 16 de mayo de 2026, ya que este es el punto en el que la ventana de recuperación de 500 días se extiende hasta el inicio del año fiscal. Cualquier consentimiento otorgado después de esta fecha resultará en un conjunto de datos incompleto para el año anterior.

Perspectivas futuras

Ambas organizaciones ven un margen significativo para la expansión.

Rabobank tiene como objetivo escalar la adopción primero, asegurando que los clientes se sientan cómodos con la nueva forma de trabajar. A partir de ahí, la base de datos puede soportar servicios impulsados por IA, prevención de fraude mejorada y nuevas perspectivas de financiación basadas en una visibilidad continua del flujo de caja.

BDO NL contempla expandirse más allá de los datos bancarios para incorporar confirmaciones externas y, por ejemplo, datos de la autoridad fiscal, con el objetivo a largo plazo de simular la administración financiera de un cliente a partir de fuentes externas para una mayor seguridad (Auditoría de Gemelos Digitales).

En última instancia, la asociación demuestra que la innovación no ocurre de forma aislada. Como describe Frans, la innovación surge de la colaboración entre los bancos, su socio (Circit) y el cliente final: "una unidad de tres".

O, como Claire resume la asociación: “Abierta y honesta.”

Un modelo para el mercado

Rabobank cree que otros bancos deberían adoptar enfoques similares, ya que esta no es un área de diferenciación competitiva, sino de facilitar la operativa a los clientes.

Cuando los bancos proporcionan acceso seguro y estandarizado a los datos de origen, los auditores pueden trabajar de manera más eficiente y las empresas pueden centrarse en lo que más importa: gestionar y hacer crecer sus negocios.

Para BDO NL, el paso a los datos directamente del banco es un avance práctico hacia una ambición más amplia: reemplazar los procesos manuales con un aseguramiento continuo basado en datos.

Juntos, Rabobank y BDO NL han demostrado cómo el consentimiento digital seguro, el acceso directo a los datos y la cocreación de ecosistemas pueden transformar los flujos de trabajo de auditoría, sentando las bases para la auditoría continua, el análisis avanzado y un ecosistema financiero más transparente y fiable.